RECIBO DE MERCANCIAS
OBJETIVO
Certificar de que los productos enviados por el proveedor correspondan exactamente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva, despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información y documentaciòn necesaria para su control.
La actividad de recibo se considera de relevante importancia, ya que con ella se da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra.
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie de procesos de
información conducentes al control de las existencias y a su propio tratamiento, facilitando la medición del costo, manejo de inventarios y la cancelación de facturas a los proveedores.

En muchas operaciones se ejercen controles efectivos para la compra y almacén, no prestando atención a la implantación de sistemas de información que constaten que la mercancía tramitada a través de compras sea realmente despachada al restaurante y que a la vez se registre como entradas al almacén o a lo que se ha denominado como ‘’directos”. Lo anterior implica que el área de recibo es considerada como el punto donde se termina el ciclo de compra y empieza el control de la materia prima.
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular la responsabilidad de recibo de mercancías, se fusiona con la de almacén, en el cargo almacenista/recibidor. La línea de autoridad es la de contralor de alimentos y bebidas.
De acuerdo al volumen de operaciones, se podrá separar el área de recibo de mercancías. Se
mantendrá la línea de autoridad, el contralor de alimentos y bebidas.
Para restaurantes pequeños, la línea de autoridad será directamente el gerente.
A pesar de que exista el almacenista/recibidor, la responsabilidad de revisión y aceptación de ciertas mercancías es compartida con el chef, gerente y el contralor de alimentos y bebidas. Esto se presenta ya que el recibidor, aunque tenga experiencia en evaluar la calidad de la mercancía despachada por el proveedor, en ciertas oportunidades necesita ser asesorado. 2
Principios generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los siguientes principios:
• Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando el proveedor debe despachar los pedidos.
Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad y peso.
Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación para aprobar el recibo de la mercancía.
Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo.
Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo de mercancías, además de los conocimientos de la estandarización de productos, para evaluar la calidad de los mismos. Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas u órdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría de alimentos y bebidas o costos. De acuerdo con estos principios, es esencial que para esta actividad, se disponga de:
Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el tratamiento de la mercancía.
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén o área respectiva.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos” para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.
Implantación de procesos para generar la información básica para el control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de materia prima
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de cada artículo despachado por el proveedor.
Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 301)
Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
•Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los relacionados en las 4 listas, solicitudes y órdenes de compra.
Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de fraude más comunes son:.......................
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja. Es común esta práctica en el caso de bultos.
•Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado” al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
Utilizar ‘’rellenos” en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido.
Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es cómplice con el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema de información que controle dichas
situaciones.
Proceso general para el recibo
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente información proveniente de compras:
De la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
De la “lista de carnes” (formato I CC 2 02)
De la “lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
De la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
De la “orden de compra” (formato I CC 3 01)
 


Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los siguientes pasos:
1. Preparación de recibo.
2. Recibo de Mercancía.
3. Tratamiento post-entrega proveedor.
Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra remitidas por compras según ‘’fecha de entrega”.
De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá colocar la mercancía en el restaurante, estando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor demora la entrega.
En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria, pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la lista), preparará el área de recibo y las 1balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía.
Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además, llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en restaurantes pequeños, ejercer otro tipo de funciones.
En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad, calidad o especificación
diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida si se acepta o no.
En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del producto, notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidad solicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión de compras. En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración de alguno de los empleados del área correspondiente. En el caso del recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo en presencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del área de alimentos y bebidas, que es donde se presenta mayor discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demás productos.
Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía se reduce a cumplir los siguientes aspectos;
1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las especificaciones exigidas.
 3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas, solicitudes de compra de
alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios
coinciden con los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección de facturas, dirigido al
proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando los productos ceptados
con el precio pactado.
7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y reservando el original para el restaurante, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto de información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora el ‘’comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), documento básico para el registro contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y suministros.
Al final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de recibo de mercancías”
(formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de alimentos” (formato I RM 2 02), en el “reporte diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte diario recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de inventario que se esté recibiendo. Tratamiento de la información
El tratamiento de información hace referencia a la elaboración del ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se efectúa el control de la existencia en cuanto a ‘’directos e inventario”.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamente perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de inventario:
• Frutas y verduras
• Lácteos
El tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos, es decir, al ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costo bruto alimentos.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y son almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario a través de la tarjeta de existencia o ‘bin-card” (formato I CA 3 01)
o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como tales, los siguientes grupos de inventario:
Lácteos (2).
• Envasados, enlatados y empacados.
• Granos.
• Licores.
• Vinos.
• Cervezas.
• Gaseosas.
• Cigarrillos.
• Suministro clientes.
• Suministro aseo.
• Suministro impresos.
• Suministro papelería.
Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de suministros necesitan ser
despachados del almacén a producción o al área correspondiente por medio de la ‘’requisición de 10 mercancías” (formato I CA 2 01) o (formato I CA 2 02).
Los grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria”, ‘’pescados y mariscos”, ‘’aves y caza” se tratan como ‘’directos” o ‘’inventario” de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En operaciones muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos”, pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades considerables para el consumo de varios días es necesario el control de inventario de estos productos por medio del ‘’meat tag”, es decir que el tratamiento es de ‘’inventario”.
En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el tratamiento de ‘’directos” e
‘’inventarios” debida a la confusión de perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran como directos para efectos de control, tal es el caso de las carnes. Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos productos como ‘’directos” y otros como ‘’inventario”, como es el caso de los ‘’lácteos”
ya que todos ellos son prácticamente perecederos.
La diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su tratamiento de control. Los Lácteos (1)
son los típicamente perecederos, de consumo inmediato que se tratan como ‘’directos”, mientras que los lácteos (2) deben ser tratados a través de control de inventario y se han considerado como no perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de inventario.
Los artículos que pertenecen a suministro y que son comprados como directos, se llevan al grupo de inventario que se llama ‘’suministros varios”. Estas son compras esporádicas o de emergencia, que van a ser utilizadas casi que de inmediato.
Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de acuerdo a su tipo ‘’perecedero” y ‘’no perecedero” se trata como directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se les ejerza, esto es:
Los grupos de inventario de:
• Carnes y salsamentaria
• Pescados y mariscos
• Aves y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario” a través del ‘’meat-tag” según los criterios de conservación y consumo.
El grupo de inventario de ‘’lácteos” que son tratados como ‘’directos”, se considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los que tienen la facilidad de tratarse como ‘’inventario”, se consideran de tipo ‘’no-perecedero” lácteos (2).
En el siguiente cuadro se define el tratamiento de control para cada grupo de inventario.
TIPO GRUPO DE INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
• Perecederos Carnes y salsamentaria CS Inventario
Pescados y mariscos PM Inventario
Aves y caza AC Inventario
Lácteos (1) L (1) Directo
Frutas y verduras FV Directo
• No Lácteos ( 2) L (2) Inventario
perecederos Enlatados, envasados y EE Inventario
empacados
Licores LIC Inventario
Vinos V Inventario
Cigarrillos CIG Inventario
Gaseosas GS Inventario
Suministros clientes SC Inventario
Suministro aseo SA Inventario
Suministro papelería SP Inventario
Suministro impresos SI Inventario

ENTREGA DE MERCANCIAS: CONTROL

CONTROL DE ENTREGAS
REQUISICIONES
Objetivos
asegurar la propia autorización para relevación de mercancías.
Contabilizar las salidas cada día
2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el manejo de requisición y solicitud de mercancías, desde como contactar a nuestros proveedores en caso de no tener lo necesario, hasta manejar la entrada y salida de productos, para mantener un control en inventarios el cual debe coincidir con lo encontrado en nuestro almacén.
ENTREGAS
Entrega de mercancías
La recepción de mercancías se puede efectuar también en la cocina, por parte de la gobernanta o en la recepción. La entrega normalmente tiene lugar por la mañana, pero no hay horarios. Por lo tanto, las mercancías son aceptadas todo el día y no se plantean problemas, ya que siempre hay personas en la recepción. Incluso la cocina está abierta hasta las doce. Al recibir la mercancía un empleado tiene que verificar con el albarán su cantidad y calidad.
Después tiene que confirmar la recepción del pedido con su firma. Además existen dos libros de entrada de mercancías. Hay un libro normal para todos los productos y otro para la cocina.
Con respecto a la conservación y el almacenaje el hotel tiene un economato central. Y en la cocina, aparte de las cámaras frigoríficas, otro almacén. En éste almacén se encuentran por ejemplo determinadas bebidas, productos secos y conservas. Hay tres cámaras frigoríficas con temperaturas diferentes, y por eso en cada una se almacenan productos diferentes.
inventarios
a).- Inventario periódico.- Es un control periódico físico, que consiste en un conteo detallado de las mercancías tanto del almacén como de las otras áreas (cocina, cafetería y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lo menos cada fin de mes.
Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión:
ALMACEN
ADMINISTRADOR
PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Impreso Inventario FísicoComprobación física de las existencias realesOpción de Cuadre de AlmacénImprimir Inventario Final
• Entran datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios
1. Impreso Inventario Físico
2. Comprobación física de las existencias reales
3. Obtener Consumo Neto
4. Imprimir Inventario Final

LISTADOS
Extracto de ComprasExtracto de Salidas del Mes a :
NECESARIOS
Cocina
Bar
Restaurante
Otros
Esquema para determinar un inventario periódico y su relación con los inventarios perpetuos.
Inventario periódico Inventario perpetuo
Inventario inicial
+ Compras
= Existencias disponibles
- Inventario final *
- Inventario final de carnes
= Costo bruto de materia prima

Inventario de alimentos
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real
Clases de inventarios
EL INVENTARIO PERPETUO.
Este proporciona un record de todos los productos que se tienen en el manejo de bebidas. Ayuda a determinar el inventario de bebidas en términos de dinero y números de botellas. Las tarjetas de inventario perpetuo permiten tener un récord del número y el costo de compra de las botellas repartidas y recibidas siempre que estas sean repartidas en el área del almacén. Esto se hace sumando el número de botellas recibidas con el número de botellas que se tienen y restando el número de botellas repartidas, así se obtiene el número de botellas que se deben tener en el almacén. Este inventario también es usado para saber cuales son las marcas que más se venden en el establecimiento y así eliminar las que se venden menos y cambiarlas por otras marcas.

INVENTARIO FISICO.
Como complemento del inventario perpetuo, se necesita el inventario físico por lo menos una vez al mes. Este se utiliza para verificar la información que se tiene registrada del inventario perpetuo. Si se presentan discrepancias es necesario resolver el problema inmediatamente, sí estas continúan es recomendable hacer el inventario físico una ve a la semana.

INVENTARIO EN MOVIMIENO.
El inventario de licores representa efectivo. El objetivo de este proceso es el de no mantener el licor en el almacén, pero si el de convertirlo en efectivo lo más rápido posible. El inventario en movimiento es una reflexión de que tan eficientemente un establecimiento puede convertir un licor en efectivo.
El propósito de este inventario es el de mantener el control sobre los productos y para tener información acerca de las ventas.
INVENTARIO MENSUAL DE A Y B
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
INVENTARIO DE BEBIDAS
El inventario es contar el producto que tienes en cualquier momento y es un componente crítico sobre el control del producto. Para tener el control en el inventario se necesita establecer normas para la salida del producto en el almacén. Se debe tener un inventario tanto en el almacén como en la barra, para así saber con exactitud los productos que se encuentran en el establecimiento

Este procedimiento abarca los inventarios de licores, comida, insumos y bienes muebles del establecimiento. Incluye a la bodega en la que se guardan la materia prima para la producción, así como donde se guarda insumos, vajillas, materiales de oficina.
Los inventarios de licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas que se encuentran en el bar, cocina o cafetería son responsabilidad del barman.

Para el inventario de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas: El/la barman hace el inventario dos veces al día, una al comienzo del turno (del barman) y otro al cierre del turno de la noche. Estos inventarios sirven como un control para que el Jefe de alimentos y bebidas revise la rotación y uso de los licores. Los valores del inventario se anotan en la hoja de inventario el mismo que está ordenado de acuerdo al tipo de licor. Esta hoja contiene, además de los nombres de los licores, otras materias primas e insumos:
agua tónica
bebidas gaseosas
Servilletas
Sorbetes
Granadina
cigarrillos.
PARSTOCK
La lista de pack stop debe mantenerse en todos los bares para la salida de las botellas de vino, las botellas vacias de vino deben ser guardadas en la bodega con las requisiones sometidas, la requisición debe corresponder con la botella completa de slip de los capitanes
Establecimiento de par stock
Una igualdad conveniente para cada articulo se establece en cada uno de los bares agrando un 50% a un 70% factor de seguridad como lo son situaciones extraordinarias de la cantidad usada un día muy activo, del reporte de ventas diarias, el día mas activo de la semana es determinado tomando un inventario de apertura y cierre.
REQUISICIONES DEL BAR
Colocación de cintas o sellos en las botellas de licores fuertes antes de su salida.
Propósito de cintas o sellos:
el propósito de colocar cintas o sellos en las botellas es para asegurar que solamente estas botellas que salen de la bandeja del hotel estan en el bar.
2. SELLOS O CINTAS PARA EL BAR EN BANQUETES:
Hay dos clases de cintas o sellos de diferentes colores :
CONTROL DE CINTAS
Cintas: azul ------------------ para salidas del bar
Rosado : ---------------------- para salidas de banquetes
Sellos: mitad banda azul para salida del bar.
Mitad banda rosada para salidas de banquetes.
Las botellas que contienen cervezas y bebidas suaves no necesitan su estampilla.
Transferencia de botellas
Cuando una botella es transferida hacia el bar de banquetes la cinta o sello deben ser cambiados lo mas pronto posible, este cambio debe ser hecho por un miembro del departamento de control de costos o almacenista.
Cuidado de sellos y cintas: evite confusiones inadvertidas los sellos deben tener la marca BAR Y BANQUETES en un lugar notorio
RESPONSABILIDAD EN LA INSPECCION DE SELLOS Y CINTAS: la presencia de sellos y cintas es revisada por :
El almacenista, cuando las botellas vacias sean devueltas para cambiarlas por botellas llenas.
El controlador de costos de bebidas, mientras hace el inventario de bar

COMPRAS DEPARTAMENTO

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Este es uno de los departamentos más importante de un establecimiento hotelero, por lo cual en esta entrada vamos analizar los siguientes puntos:
Estructura Organizacional
Funciones del Encargado de Compras
Controles internos en las compras
Cómo se planifican las compras?
Qué se entiende por políticas de compras?
Por qué se debe realizar un estudio de mercado?
Cómo debemos seleccionar los proveedores?
Orden de compras
Cotización
Requisiones
Funciones:1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
OBJETIVOS DE LAS COMPRASLos objetivos generales de un departamento de compras son: - Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. - Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. - Desarrollar y administrar las compras. - Establecer proveedores bien evaluados. - Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución. Los objetivos específicos de un departamento de compras son: - Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. - Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. - Localizar nuevos materiales y productos. - Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. - Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa. - Desarrollar óptimos procedimientos y controles. - Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos. - Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización. - Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. - Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. - Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. - Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras. - Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales. - Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. - Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la empresa.
El departamento de compras esta encargado de realizar las adquisiciones necesarias de bienes y servicios de calidad en el tiempo y precio adecuado procurando siempre comprar al proveedor mas confiable. Objetivos del departamento son:- Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios.- Mantener la calidad en los materiales de acuerdo a su destino.- Buscar materiales al mejor precio y que cumplan con los objetivos necesarios.Por otra parte los formularios y documentos como:- Requisición de Compras, se utiliza para solicitar los productos desde el almacén al departamento de compras.- Orden de Compras, es la solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisición o necesidad de materiales y suministros. - Cotización, es el documento que el departamento de compras utiliza en una negociación
Estructura organizacional
DETER,INAR: QUIENELABORÓJefe del Departamento deCompras.REVISÓJefe del Departamento deCompras.APROBÓDirector de RecursosMaterialesJefatura del departamento de comprasREPORTA A: Gerencia de FinanzasLE REPORTAN: Personal de Producción, Jefes de área, Departamento de Contabilidad, Finanzas. Directores de Compra. Responsables del Departamento de Compras. Técnicos del Departamento de Compras. Controllers. Directores de Logística / Aprovisionamientos. Responsables de Organización y Estrategia Empresarial. Dirección General. Y a cualquier consultor o profesional que deba estar al tanto de la importancia en resultados que tiene el correcto posicionamiento estratégico del Departamento de Compras.2-Funciones del encargado de compras.Procurar el suministro para la propia empresa de las materias primas y productos intermedios y auxiliares que necesita:en la cantidad requeridacumpliendo las exigencias de calidad establecidassuministrados en el momento precisoal menor precio posiblecon las mejores condiciones de pagoy con las máximas garantías desolvencia técnica y financieracontinuidad en el suministro bajo cualquier circunstanciaEl Departamento de Compras se encarga de: • Conseguir productos, equipo y determinados servicios para todos los departamentos.• El almacén central. • El centro de recepción. • Entregar los productos y equipos a los departamentos.• Disponer de los bienes excedentes del Ayuntamiento, de los vehículos y de los bienes personales no reclamados. • Hacer los correspondientes envíos a los distintos departamentos. • Realizar los trámites para los vehículos.• Administrar el programa.• Participar en grupos cooperativos de compras. - Búsqueda de empresas y suministros- Apertura de nuevos mercados- Negociación de acuerdos marcos- Negociación de precios / formas de pago- Petición de ofertas- Gestión de pedidos- Comparativas de precios- Contacto con proveedores y suministradores.3-concepto: control interno en compras.El área de compras es un área muy sensible a los problemas de control interno, tanto por el importe comprometido en la misma como por las dificultades propias de la gestión. El trabajo incluye una guía práctica para asegurar su eficacia El artículo comprende una guía, a la vez que comentarios críticos respecto del control interno preciso en el área de compras, incluyendo las acciones preliminares, tales como la cuantificación de las necesidades de aprovisionamiento y la selección de proveedores o la contratación con los mismos en caso de suministros a medio y largo plazo, así como la operativa del mismo: recepciones, devoluciones, análisis y revisión de facturas, etc. Se fija una especial atención a los controles estrictamente contables.4-objetivos de las compras.Objetivo de Compra• Controlar el flujo ininterrumpido de bienes y servicios• Mantener un inventario mínimo• Garantizar la calidad• Buscar fuentes y desarrollar proveedores seguros que brinden soluciones valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio óptimo. • Estandarizar los artículos comprados• Comprar al costo más bajo posible• Mejorar la presencia competitiva en el mercado de la empresa.La misión del Departamento de Compras de la es la adquisición de los bienes y servicios adecuados...• En la cantidad correcta• En el momento correcto• De la calidad correcta• En el lugar correcto• Del proveedor correcto• Al costo correcto• Con una inversión mínima de inventario y operación5-planeación de las compras.PROPOSITO GENERALDeterminar las inversiones futuras que mejor convengan para el pronto crecimiento de la empresa y faciliten el cumplimiento de nuestros objetivos.Localizar y adquirir al mejor costo, productos que nuestra empresa no pueda producir. Realizar una amplia investigación de mercados para contactar a los mejores proveedores tanto para servicios como para la compra de productos.Hacer las compras necesarias para cada departamento, evitando que la falta de ellos interfiera con el cumplimiento de sus objetivos.La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando producirlos.)RESULTADOS ESPECIFICOSLocalizar las inversiones y los accionistas que mantengan un compromiso afín con la empresa, de acuerdo a los objetivos que tenemos marcados en ella.Buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.Crear políticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las empresas o personas que nos suplan de algún producto.Propone todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos que puedan ser benéficos con algunos proveedores para la empresa.TOMA DE DECISIONESEvalúa las ventajas y desventajas de tomar o rechazar algunos proyectos de inversión, de forma que la empresa siempre obtenga el mejor beneficio de estas decisiones.Decide que empresas serán nuestros proveedores de acuerdo a la investigación de mercados que este realice.Decide el sueldo de sus asistentes y personal de carga o trabajo pesado que son contratados únicamente por temporadas.RELACIONESA) INTERNASTodos los departamentos y jefaturas de la empresa, para saber lo que estos necesitan y suplir a la brevedad.B) EXTERNASProveedoresInstituciones BancariasAduanaEmbajadasRETOSTener a tiempo todo lo necesario para la construcción tanto de unidades, material y productos que se utilicen para una excelente prestación de nuestros servicios, tales como la renovación de nuestros menús o platillos.Detectar el momento preciso en que se deben aplicar las inversiones y proyectos de los accionistas para el mejor funcionamiento de nuestra empresa.Minimizar los gastos de la empresa sin afectar la calidad de los productos o servicios que se adquieran.6-políticas de las compras.Políticas.1. El usuario debe ingresar la requisición de bienes del 1 al 10 de cada mes para solicitar sus artículos consumibles.2. Los artículos consumibles no normalizados deben ingresarse en una requisición independiente a la de artículos normalizados.3. Los artículos consumibles normalizados requeridos deben tomarse del Catálogo de Artículos Normalizados.4. Los artículos consumibles no normalizados deben incluir las especificaciones detalladas de los mismos.5. La atención de requisiciones de artículos consumibles esta en función de la suficiencia presupuestal.6. Para todo incumplimiento a un requisito del proceso o del producto se debe requisitos el Formato de Acción Correctiva y Acción Preventiva.7. Para todo incumplimiento potencial a un requisito del proceso o del producto se debe requisitas el Formato de Acción Correctiva y Acción Preventiva.GeneralesEl Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan a la, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste determine en los procesos establecidos.El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.Cada Departamento es responsable del control de su Presupuesto asignado (saldo en cuenta).Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoria.Todos los departamentos deberán utilizar la cartera autorizada de Proveedores.Asignación de compradores por dirección, cada dirección y/o división tiene asignado un comprador con el cual podrá pedir respuesta a las requisiciones de compra.Cotización y pagosEs responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa sugerida por el usuario deberá ser evaluada con dos meses de anticipación.Una vez hecha la cotización, se hace el apartado presupuestal correspondiente.El Departamento de Compras es el único responsable de efectuar todas las requisiciones de pago por concepto de requisiciones de compra. Cualquier pago tramitado fuera de este proceso será rechazado automáticamente.La requisición de compra que no cuente con presupuesto suficiente o con cuentas incorrectas será cancelada automáticamente y se notificará por escrito vía correo electrónico al solicitante, indicándole el motivo.Compras en específicosExisten ciertos tipos de compras que requieren de los siguientes Departamentos:Publicidad - Todo tipo de material impreso o estampado con el logotipo de la empresa, reimpresiones y publicidad en general se realizará solo con los proveedores autorizados.Informática y Dirección de Tecnologías de Información - Equipo de cómputo, medios de impresión, software, telecomunicaciones, telefonía, radios y equipo especializado de audio y video. Planta Física. - Todo tipo de mobiliario (macetas, muebles, persianas, etc.), remodelaciones en general.Servicio Médico. - Todos los medicamentos deberán solicitarse a través del Servicio Médico.7-¿Que son estudios de mercado y porque se hacen?DEFINICIÓN El concepto de mercado se refiere a dos ideas relativas a las transacciones comerciales.Por una parte se trata de un lugar físico especializado en las actividades de vender y comprar productos y en algunos casos servicios. En este lugar se instalan distintos tipos de vendedores para ofrecer diversos productos o servicios, en tanto que ahí concurren los compradores con el fin de adquirir dichos bienes o servicios. Aquí el mercado es un lugar físico.Por otra parte, el mercado también se refiere a las transacciones de un cierto tipo de bien o servicio, en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. La concepción de ese mercado es entonces la evolución de un conjunto de movimientos a la alza ya la baja que se dan en tomo a los intercambios de mercancías específicas o servicios además en función del tiempo y el lugar. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional, o un mercado sectorial. Esta referencia ya es abstracta pero analizable, pues se puede cuantificar, delimitar e inclusive influir en ella.En función de un área geográfica, se puede hablar de un mercado local, de un mercado regional, de un mercado nacional o del mercado mundial.De acuerdo con la oferta, los mercados pueden ser de mercancías o de servicios. Y en función de la competencia, sólo se dan los mercados de competencia perfecta y de competencia imperfecta. El primero es fundamentalmente teórico, pues la relación entre los oferentes y los demandantes no se da en igualdad de circunstancias, especialmente en periodos de crisis, no obstante, entre ambos tipos de participantes regulan el libre juego de la oferta y la demanda hasta llegar a un equilibrio. El segundo, es indispensable para regular ciertas anomalías que, por sus propios intereses, podría distorsionar una de las partes y debe entonces intervenir el Estado para una sana regulación.Visto lo anterior, cualquier proyecto que se desee emprender, debe tener un estudio de mercado que le permita saber en qué medio habrá de moverse, pero sobre todo si las posibilidades de venta son reales y si los bienes o servicios podrán colocarse en las cantidades pensadas, de modo tal que se cumplan los propósitos del empresario.Porque se utilizan:El estudio de mercado tiene como finalidad medir el número de individuos, empresas u otras entidades económicas que generan una demanda que justifique la puesta en marcha de un determinado programa de producción de bienes o servicios, sus especificaciones y el precio que los consumidores están dispuestos a pagar. Sirve de base para tomar la decisión de llevar adelante o no la idea inicial de inversión; pero además, proporciona información indispensable para las investigaciones posteriores del proyecto, como son los estudios para determinar su tamaño, localización e integración económica.Permite identificar importantes elementos que deben tomarse en cuenta, no sólo en la evaluación del proyecto de inversión, sino también en la estrategia de construcción y operación de la unidad económica que se analiza.Es conveniente destacar que la correcta evaluación de la dimensión del mercado es fundamental para el proyecto.Cuando el estudio de mercado determina que no hay demanda insatisfecha actual, ni posibilidades futuras para que una nueva unidad empresa la cubra; pero la decisión de los interesados es entrar a competir y pretender desplazar oferentes, éstos deberán tener claro que su insistencia se verá reflejada en mayores esfuerzos comerciales y por tanto mayores costos y menores utilidades (por lo menos en la primera etapa) a menos que se cuente con una adecuada estrategia competitiva, generalmente basada en la diferenciación de productos o servicios.8-¿Que son análisis de los proveedores y como se analizan?COMO SE ANALIZAN:ANÁLISIS DE LOS PROVEEDORES.Además de los clientes, los proveedores también son una pieza clave para el funcionamiento de nuestra empresa. En nuestro análisis deberemos prestar especial atención a los siguientes elementos sobre los proveedores:• Localización geográfica.• Nivel de especialización.• Características del servicio o producto que nos ofrece: calidad, cantidad, precios....• Productos o servicios adicionales.• Presentación.• Las garantías ofrecidas.• Bonificaciones y descuentos.• Servicio de información y asesoramiento.• Servicio de postventa.• Los plazos de entrega.• Condiciones y facilidades de pago.Una vez seleccionados los proveedores de nuestro interés, puede resultar de gran utilidad tener otro fichero con datos referentes a proveedores alternativos ante posibles problemas con nuestros proveedores.Así mismo, se habrá de estar atento a posibles cambios en el sector de los proveedores. En ocasiones dichos cambios pueden suponer una amenaza para la empresa, por lo que el emprendedor ha de reaccionar con rapidez.9-Conceptos: Orden de compras, cotizaciones, requisiciones, ejemplos de cada uno de los formularios de requisiciones.Orden de compras:Una orden de compra es un documento comercial utilizado para solicitar el suministro de bienes o servicios a cambio de un pago. Este documento los bienes y servicios, las cantidades, los precios y otras condiciones comerciales.es un bono que sirve exactamente igual que el dinero para hacer compras en el local que la emitió.Ordenes de Compra ¿Por qué se utilizan? El registro y el control de inventario es una gran preocupación para todas las empresas que hacen un gran volumen de compra y ventas de mercancías. Sin buenos registros, una empresa puede obtener muy rápidamente un desorden de papel, que tiene poco sentido. Las PO ayudan a mantener este problema bajo control y los niveles de inventario en los niveles eficientes. Hacer el seguimiento de las órdenes de pérdida o retraso puede ser difícil de conciliar sin la información adecuada. Ordenes de compra son útiles en este campo, y muchos otros. Cotizaciones:La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.Es un documento que se entrega previo a una factura para conocer los precios de uno o varios artículos, las empresas suelen solicitarlas en varias establecimientos y luego escogen la q mas les favorezca...se realiza igual que una factura pero no lleva total solo los precios de cada articulo.una cotización es lo mismo que un presupuesto que el cual es para hacer precios de cualquier articuló depende para que la quieran o que artículos necesiten para esa cotización en otras palabras una cotización es un presupuesto de precios para de artículos de diferentes ramos y para hacerlo bueno depende normalmente estos presupuesto hizo dan en establecimientos comerciales con una hoja menbrentada que tenga en nombre de dicha empresa donde se coloca la descripción del articulo, cantidad, precio unitario, monto total.RequisicionesEs el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación! Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y nosotros de inmediato le informamos a todos los proveedores especializados para que te envíen una respuesta con lo que ofrecen.II.1. El Formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.II.2. El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.II.3. El Formulario de Requisición de Compras deberá especificar a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.II.5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.II.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.II.7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.II.8. Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director Ejecutivo y Administración.Preparación de Requisiciones Documentos para propósitos múltiples Las requisiciones pueden prepararse de manera óptima si se diseñan documentos de uso múltiple que satisfagan las siguientes necesidades:• Requisiciones generales de la cantidad total de materiales que se necesiten.El uso de paquetes de material (ver Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega) permitirá llevar a cabo de manera eficiente los inventarios en cada mesa de votación. Método Al igual que el presupuesto, la requisición se lleva a cabo de manera más efectiva si se toma en cuenta primero la cantidad de cosas. Así, se determinarán las cantidades de materiales y equipo que cada departamento necesita, para después incluirlas en el presupuesto general y en la requisición final. Tema: Departamento de almacén.1-¿Que es departamento de almacén y su estructura organizacional?CONCEPTO.-Conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias de materias primas, materiales productos semielaborados y terminados así como las entradas y salidas para producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria. ACTIVIDADES.-1. Elaborar el manual de operaciones del departamento de almacén incluyendo los objetivos estructura organizaciones, políticas, y procedimientos así como vigilar sus cumplimientos.2. Asignar los recursos materiales y humanos necesarios para desarrollar las actividades de entrada, salida y custodia de los diferentes inventarios.3. Planear oportunamente los requerimientos de materiales con base en los programas de producción y venta y a los presupuestos autorizados por la alta dirección.4. Establecer los niveles adecuados que aseguren la existencia de materiales en la cantidad calidad y oportunidad necesaria.5. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda custodia, distribución acomodo y movimiento de materiales así como la optimas utilización de áreas de almacenaje.6. Diseñar la documentación para controlar las entradas y salidas así como para definir el flujo de los movimientos de existencias.7. Implantar sistemas de costos y métodos de evaluación coordionandose con contabilidad.8. Elaborar los informes que permitan mantener la comunicación con los diferentes departamentos involucrados definiendo su forma, oportunidad, grado de detalle y su frecuencia.9. Implantar procedimientos de control presupuestal para comparar con los resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.10. Implantar sistemas de información que permitan ordenar y reponer y mantener los inventarios.11. Establecer medios de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y obsoletos.12. Coordinar las actividades con las áreas de compra producción, ventas, calidad, embarques y fianzas con el fin de vigilar e incrementar la productividad.2¿Cómo se controla el departamento de un hotel? POLITICAS.-• El departamento de almacén deberá recibir la mercancía y /o materiales a través de una requisición elaborada por el departamento de producción ó ventas.• El departamento de almacén deberá registrar toda la entrada de material y productos terminado y semiterminado otorgándole un código y chocado con factura para el control efectivo.• El jefe de almacén deberá elaborar notas de salida de mercancía requerida para alguna área registrando en la bitácora de mercancía de salida y especificando el departamento y el nombre de la persona que lo solicito.• El departamento de almacén deberá contar con seguridad de extingidores y demás material para la seguridad de lo existente en almacén• El departamento de almacén deberá tener un stock de 100 piezas mínimo y máximo 150 de cada producto para no caer en el sobre inventario y así poder hacer constantes inventarios.• El departamento de almacén deberá elaborar un informe que le permita ordenar y reponer su material antes de que la mercancía se termine, este informe deberá ser mensual se deberá entregar los 30 de cada mes al área de compras de materiales.3-¿Como se controla y se reciben las mercancías de un hotel?Será verificar por medio de inventarios que la cantidad de materiales y/o productos, concuerde con la que debe de haber, así como el aseguramiento de que los productos elaborados y semielaborados están bajo vigilancia tanto en las entradas como en las salidas.Principales puntos: ventas, entradas salidas y custodia.

CARTE

A LIMENTOS Y BEBIDAS
ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

En la operación de alimentos y bebidas de un restaurante formal en hoteles, las especificaciones de producto hacen referencia a los requisitos de variedad y opciones posibles que logren satisfacer las necesidades del huésped, considerando el universo supremamente amplio de las artes gastronómicas. Esto indica, que en gastos gastronómicos prácticamente imposible identificar una normalización en la configuración de productos en alimentos. Se trata de determinar una variabilidad la suficientemente acertada que cumpla la satisfacción de las necesidades de un mercado, estudiado previamente. Es clara la diferencia entre la variedad y la calidad en si de la materia prima, ambas situaciones son indispensables para crear las especificaciones en la operación de alimentos. La variedad se expresa en como se distribuyen diferentes opciones, tratando de cubrir tanto preparaciones ligeras, como entradas, preparaciones fuertes en donde interviene la transformación de cárnicos, postres y las bebidas acompañantes.

Antes de considerar untito de carta especifica, se deben contemplar los los objetivos que se buscan alcanzar con la carta:

1. La carta debe satisfacer las expectativas de los clientes: esta se debe planear y crear a partir de las perspectivas de los clientes y descubrir exactamente que es lo que ellos desean.

2. La carta debe responder a los objetivos de mercadeo: mientras que una parte del mercadeo descubre que desean los huéspedes, otro aspecto importante es proveer datos respecto a lo que desean respecto a localidades, tiempos de respuestas y precios que ellos desean y pueden pagar.

3. La carta debe ayudar a alcanzar objetivos de calidad: los diferentes requerimientos de calidad deben ayudar a desarrollar a desarrollar productos que incluyan estos estándares dentro de los diferentes platos. Dentro de estos aspectos de calidad se incluye el sabor, textura, color, forma, consistencia, el contenido nutricional, la apariencia y la temperatura.

4. La carta debe ser efectiva en cuanto a costos se refiere: los ítems seleccionados para la carta, deben relacionarse con el presupuesto de la operación y los costos autorizados.


ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO


5. La carta debe ser precisa: el establecimiento es responsable de escribir la verdad en las cartas, describir el plato como es realmente para no engañar al cliente al presentarlo al cliente.

A su vez, se requiere establecer un plan de servicio donde se determine el procedimiento exacto del servicio con las características que este requiera. Con base en lo anterior, se desarrollan estándares de desempeño para cada procedimiento. Luego de planear, determinar precios, revisar y establecer los platos de la carta, se determina el formato en donde estos se ofrecen a los clientes. Esta distribución se condensa en una carta de alimentos y otra de bebidas, que debe cumplir con las siguientes características para un restaurante formal de un hotel:

- Mantener una secuencia por grupos de platos.
- Redactar las preparaciones de forma clara y correcta, al igual que en el uso de un idioma extranjero, dependiendo de la procedencia del mercado.
- Manejar platos clásicos ampliamente conocidos, como preparaciones de la casa que sean novedosas para el cliente y que puedan identificar al establecimiento.
- Variedad en el tipo de materia prima.
- Identificar los tiempos de preparación.
- Presentación atractiva, con diseño sobrio y elegante. Los colores brindan variedad a la carta.
- Los descriptivos de los platos deben generar el interés en los clientes y por lo tanto la venta.
- Si el establecimiento va a utilizar la carta por largo tiempo, es conveniente seleccionar papel de buena calidad.

Por lo general, en el caso del hotel, el ofrecer el servicio de restaurante formal implica el diseño de un producto de tal variedad que pueda satisfacer los gustos y apetencias de los huéspedes cuya procedencia es diversa y cuya cultura gastronomita es diferente.

ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO



Por tal razón, el producto debe responder a un patrón de diversificación que identifique con las expectativas de le generalidad de los huéspedes. Con base en lo anterior, la carta se ve afectada por recursos intrínsecos a la operación de alimentos. Estos recursos externos al producto en la planeación correcta de la carta:

-Facilidades de diseño y equipos: se debe contar con el espacio y equipos necesarios para producir todos los productos ofrecidos en la carta.
-Mano de obra disponible: se debe contar con el número de empleados que se requiera para administrar y preparar y servir todos los ítems de la carta.
-Ingredientes: una carta debe estar elaborada teniendo en cuenta la facilidad de obtener la materia prima necesaria para que siempre haya existencia y así poder brindar una buena y constante calidad del producto.
-Implicaciones de mercadeo: las preferencias de los clientes son las primeras en tener en cuenta en el diseño de una carta.
-Niveles de calidad: la habilidad y el conocimiento de los empleados, los equipos utilizados y los ingredientes específicos, afectan la calidad de los productos elaborados.
-Costos: se debe conocer el costo de cada producto con la base en la receta estándar y el precio factible de ventas. Si el precio de un plato es excesivo, es preferible no colocarlo.

La carta que representa la variedad de producto, es una herramienta de poder de decisión. Ella influye en el huésped en lo que desea ordenar y en las expectativas respecto al alimento que se escoge.

Esquema básico de producto
La configuración de productos para un restaurante formal debe cumplir con los siguientes requisitos para garantizar la variedad que es necesaria para satisfacer la expectativa de los huéspedes. Debe considerar la siguientes distribución básica:

ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

- Las entradas frías están conformadas por 4 a 6 platos ligeros entre ellos ensaladas, frutas, paté, galantinas, ceviches, salmón y trucha ahumada, jamón serrano, prosciuto, caviar, charcutería, salami, crustáceos y moluscos.
- Las entradas calientes que deben ser entre 4 a 6 platos ligeros, compuestas por crema, sopas, consomé, souffles, mariscos, moluscos, crustáceos y crepes.
- Los platos fuertes son los que determinan la variedad de producto al disponer de carnes rojas (res y cerdo) y blancas (aves, pescados y mariscos). Al menos deben ofrecerse tres tipos de preparaciones de cada una, lo que reúne al menos 10 productos de cárnicos.
Estos deben mantener una temperatura entre 50ºC y 70ºC al ser servidos.
- Las garnituras son de gran importancia para combinar sabores y colores.
Actualmente se utilizan las garnituras como decoración, ya que se cuenta con una gran variedad de verduras y vegetales para dar colorido y buena presentación a un plato. Es importante establecer unas garnituras básicas para el acompañamiento de los platos; lo cual facilita la preparación del mise en place.
Ejemplo:
PAPA
Papa puré
Papa chateau
Papa vapor o inglesa
Papa sauté
Papa francesa
Papa dauphine
LEGUMBRES Y VEGETALES
Guisantes
Habichuelinas
Habichuelas
Brócoli
Zanahorias
ARROCES Y PASTAS
Arroz rissoto
Arroz almendrado
Arroz mejicano
Arroz cabello de ángel
Spaghettis
Pennes
Tallarines
ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

- En lo que concierne a postres fríos y calientes el mercado cuenta con una buena cantidad de productos nacionales e importados para elaborar una gran variedad de éstos. Las variedades y cantidades ofrecidas fluctúan dependiendo del establecimiento y de su rotación. Dentro de los postres se cuenta con bavaroise, Mouse, flanes, tortas, frutas acarameladas, flambeadas y crepes dulces.
- Durante el proceso de selección de los platos de la carta, se deben determinar las preferencias de los clientes, los objetivos de la operación, la variedad de procesos para la elaboración de cada producto y la relación precio – costo. Se debe recordar, que carta determina también el tipo de establecimiento y su adecuación. Dependiendo del tipo de producto que se desea ofrecer y del nivel de clientes que busca atender, definirá el resto de ítems del lugar (tipos de activos de operación, uniformes, decoración, ambiente musical, etc.)
- Como acompañamiento de esta carta es indispensable el ofrecimiento de bebidas cuya estructura depende de los mismos distribuidores de vinos y licores de calidad. Para el mercado colombiano se ha posesionado en los últimos 15 años las marcas de vinos chilenos. El mercado norteamericano prefiere las marcas jóvenes californianos, y el mercado europeo en general exige marcas de vino de mayor calidad, en especial francés, italiano, español y aleman.

Ÿ Carta Patrón
De acuerdo a estos requisitos mínimos de distribución y la perfección de preparaciones clásicas de general aceptación, se presenta la configuración de una carta patrón para un restaurante formal.

CARTA ALIMENTOS

RESTAURANTE

ENSALADAS FRIAS

ENSALADA CESAR
Lechugas frescas, croutons de pan, queso parmesano y anchoas

MELON CON JAMON SERRANO
Perlas de melón con porción de jamón finamente tejado

CEVICHE DE CAMARONES
Camarón con limón, salsa de tomate y pimentón, acompañado con galletas soda

PATE DE LA CASA
Hígados de aves, finas hiervas y licor

ENTRADAS CALIENTES

MEJILLONES AL GRATIN
Mejillones en su concha flambeados en brandy y gratinados

TORTELINES NAPOLITANA
Cubiertos con queso mozzarela

BLOQUE DE LANGOSTA
Con langosta en brunoise y acompañado con pan de ajo

SOPA DEL DIA CREMAS AL GUSTO

PLATOS FUERTES

CARNES

STEAK EN PIMIENTA VERDE
Acompañado con puré de papa y vegetales del día.

BABY BEEF
Acompañado con papa a la francesa


FILET MIGNON
Envuelto en tocineta acompañado con salsa de champiñones

CHULETA DE CERDO NORMANDA
Acompañado con salsa de manzana en bronoise y papa chateau

ESCALOPE DE TERNERA MILANESA
Apanado y freído con queso parmesano

AVES

SUPREMA DE POLLO EN SALSA DE MADRINA
Pollo deshuesado en salsa de jugo de mandarina, acompañado por papa chateau y vegetales

POLLO PROVENZAL
Pollo deshuesado con salsa compuesta de tomate y champiñones

CORDON BLEU DE POLLO
Pollo relleno con jamón y queso freído en aceite acompañado con papa saute

PESCADOS Y MARISCOS

ROBALO BONNE FEMME
Pescado pochado en vino blanco, cebolla y champiñones, gratinado

FILETE DE PARGO PARRILLA
Pargo a la plancha acompañado con papa vapor y cascos de limón

LANGOSTINOS IMPERIALES
Langostinos salteados en aceite de oliva y cebolla, vino y crema de leche

PASTAS

SPAGUETTIS MARINERA
Spaguetti con salsa conformada por camarón, calamar, caracol y amejas

SPAGUETTIS CARBONARA
Con aceite de oliva, tocineta y crema de leche

POSTRES SURTIDOS

ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

Ÿ Especificaciones de materia prima de acuerdo a la carta patrón
Es indispensable identificar para cada componente de la carta qué especificación de materia prima deben aplicarse de acuerdo a las condiciones del mercado.
Actualmente se cuenta con una gran cantidad de proveedores de toda clase de productos cárnicos, empacados, envasados y enlatados, tanto nacionales como importados, a su vez que existen los productos con gramaje exacto para el servicio de cartas. De esta forma es más práctico y de mayor control, ya que vienen empacados individualmente, congelados o refrigerados. También se pueden adquirir en piezas enteras y cada establecimiento obtendrá el gramaje y las porciones requeridas para su producción.

Lo anterior genera una relación directa entre la Carta establecida y las especificaciones de cada ítem lo que determinará los estándares de compra y recibo de los mismos, que garanticen la calidad de la materia prima.

Tomando la Carta patrón de un restaurante formal, se establecen de la siguiente forma las especificaciones de la materia prima para cada componente.

Entradas
Ÿ Ensalada Cesar:
100 gramos de lechuga fresca desmenuzada, acompañada con croutones de pan, queso parmesano y 15 gramos en filetes de anchoas. La salsa se prepara con aceite de olivas, jugo de limón, mostaza y yema de huevos. Se sirve en plato fuerte a una temperatura de 6ºC – 8ºC.
Ÿ Melón con jamón serrano:
120 gramos de melón maduro limpio, cortadoen forma triangular. Haciendo varios cortes se abre haciendo la figura de una mano. Los 80 gramos de jamón están cortados finalmente montados en el plato
Ÿ Ceviche de camarón:
100 gramos de camarones precocidos limpios de cáscara y vena. Se marina con jugo de limón, cebolla cabezona, laurel y tomillo de un día para otro. De acuerdo con su preparación varía en algunos productos (salsa de tomate y pimentón, otros con cebolla, aceite y jugo de limón) acompañados con galletas de soda o ajonjolí y servido en copa a una temperatura de 6ºC – 8ºC.

ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

Ÿ Paté de la casa:
Hígados de aves, finas hierbas, oporto, brandy, grasa de cerdo, huevos, y crema de leche. Montar en tajadas rectangulares en plato fuerte lo que conformará en 120 gramos, acompañados con galletas de soda o ajonjolí a una temperatura de 6ºC – 8ºC.
Ÿ Mejillones al gratín:
Cuatro mejillones grandes y frescos en su concha (200 gramos). Salteados en mantequilla, flambeados con brandy, vino blanco y crema de leche. Montados en plato fuerte en cama de arroz, con forma de estrella, gratinados con queso parmesano. Temperatura de servicio de 50ºC – 70ºC.
Ÿ Tortelines Napolitana:
Cuatro tortelines cocidos en agua (120 gramos), montándolos sobre salsa napolitana cubiertos en queso mozzarella, en cazuela de electro plata, gratinar. Temperatura de servicio de 50ºC – 70ºC.
Ÿ Bisque de Langosta:
Hecho con caparazón de langosta, langostinos, jaiba y gambas, tomate, cebolla, harina de trigo, laurel y tomillo. Se doran en el horno y se ponen a hervir por hora y media, dejar reducir y agregar vino y brandy, crema de leche, langosta en brunoise, acompañado con pan de ajo y servido en taza con orejeras a una temperatura de 60ºC aproximadamente.
Ÿ Sopas y Cremas:
Estas se preparan en base de fondo blanco de aves, pescados o mariscos. En algunos casos directamente con el producto, tales como espinacas o zanahorias, cambiando el fondo blanco por leche. Se sirven en tazas con orejeras a una temperatura de 60ºC aproximadamente.

Plato Fuerte Carnes Rojas
Ÿ Steak Pimienta Verde:
Procede de la parte gruesa o central del lomo de res, corte medallón de 250 gramos mínimo como materia prima (aproximadamente 200 gramos producto terminado), de un grosor de 3 centímetros.

Ÿ Baby Beef:
Se obtiene de la cabeza del lomo de res o de la parte delgada del mismo corte rectangular. Porción de 250 gramos como mínimo, enrollados para que quede rectangular de aproximadamente 10 centímetros de ancho y de 14 a 16 centímetros de largo.
ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

Ÿ Filet Mignon
Centro de lomo de res, con el mismo corte y peso del steak pimienta. Se envuelve en tiras de tocinetas sujetándolas para asar.

La temperaturas de las carnes al momento de la cocción varía de acuerdo con el término de las mismas, en ¾ ésta con 60ºC, para carnes con términos bien cocido oscila la temperatura entre 70ºC y 80ºC.
Ÿ Chuleta de Cerdo Normanda
Éste corte sale del lomo de cerdo, y las costillas cortadas de forma longitudinal y luego transversal, quitado el hueso de espinazo se corta cada una de 150 gramos (2 unidades), se aplanan un poco y se asan a la parrilla a una temperatura de 80ºC.
Ÿ Escalope de Ternera Milanesa
Proceden del pernil o lomo de ternera, corte rectangular limpiando nervios y partes fibrosas. tres unidades se aplanan un poco para adelgazarlas, cortándolas de 70 a 80 gramos cada una y friéndolas a una temperatura aproximada de 70ºC

Plato Fuertes Aves
Ÿ Suprema de pollo en salsa de mandarina:
La pechuga se limpia de grasa, piel y cartílagos y debe pesar mínimo 300 gramos
Ÿ Pollo provenzal
Medio pollo deshuesado, sin piel, cortado en un ¼, peso mínimo de 300 gramos
Ÿ Cordón blue de pollo
Pollo igual al anterior, adelgazando la porción y enharinando, colocar una tajada de jamón y una de queso, pasar por huevo batido y migas de pan, y freír.

Las temperaturas utilizadas para este tipo de platos oscilan entre 70ºC y 80ºC.
ESPECIFICACIONES
RESTAURANTE
PRODUCTO

Plato Fuerte Pescados y Mariscos
Ÿ Róbalo bonne Femme
Filetes de róbalo cortados de 250 gramos, sin hueso ni piel.

Ÿ Filete de Pargo Parrilla
Filete de pargo de 250 gramos, retirando la piel y las espinas.

Ÿ Langostinos Imperiales
Cuatro unidades de langostino U 10 (talla específica 10 unidades por libra) o 200 gramos, pelados y deshuesados.

Las temperaturas utilizadas para este tipo de plato oscilan entre 70ºC y 80ºC.

Pastas
Ÿ Existe dos tipos de pastas en el mercado: patas secas y pastas frescas. Las pastas secas son elaboradas al huevo y natural. Estas varía de color, de acuerdo a la calidad de los trigos, la cual está definida por la naturaleza de éste, entre más duro sea el trigo, de mejor calidad es la pasta. Existen pastas elaboradas con sémola de trigo duro y blanco, siendo esta una de las mejores.

Ÿ El tiempo de cocción no se puede definir por las mismas razones anteriormente mencionadas, pero en si, es la única exigencia que hay dentro del mercado internacional es que su cocción sea el dente, lo que significa "resistente al diente" se recomiendo utilizar un litro de agua y 10 gramos de sal para cada 100 gramos de pasta; no se le aconseja agregarle agua fría a ésta después de su cocción.

Ÿ También se encuentra en el mercado una gran variedad de pastas rellenas que siempre se deben mantener congeladas hasta su cocción, entre estas se encuentran por ejemplo los ravioles y los tortelines.