jueves, 19 de mayo de 2011
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
1. PRODUCTO CARTA MENU SERVICIO ESPECIAL
2. COMPRAS Solicitud de un pedido al almacén:
Si hay = entrega
No hay = necesidad
SOLICITUD DE COMPRAS
( Gestión interna) jefe sección
Jefe almacén
COTIZACION
(3 Proveedores)
Jefe de compras
Autorizadas por gerencia
ORDEN DE COMPRAS
Jefe de compras contacto con proveedor
RECIBO DE MERCANCIA
Objetivo: calidad, cantidad
Entrega de la mercancía por parte del proveedor
H0JA DIARIA DE RECIBO DE MERCANCIA
MEAT TAG: Carnes, perecederos
Afecta la gestión de INVENTARIOS
ALMACENAJE
Entrega al almacén
Meat tag
Bin card
Kardex
Relación diaria de entrada de mercancía
ENTREGA
Nivel de autorización
Requisiciones
Inventario Salidas
ANTE PREPARACION
POLITICAS Y OBJETIVOS
TABLA DE PORCIONES
ANALISIS DE CARNICERIA
RECETA DE COSTO ESTANDAR
PREPARACION
Análisis de productos populares
INVENTARIO DIARIO DE SECCION
VENTAS SERVICIO
COMANDA
CARTULINA
HOJA DE RESUMEN DE VENTAS DIARIAS
AUDITORIA
CONTROL OPERACIONAL Y FINANCIERO
Control de Compras e Inventarios
Objetivo de Control de Compras
Adquirir los productos necesarios para satisfacer las necesidades del hotel, mediante la aplicación de un criterio técnico, teniendo en cuenta las solicitudes y de acuerdo con las cantidades, las especificaciones y el precio favorable.
¿Qué comprar? .....................Calidad
¿Cuánto comprar? ................Cantidad
¿Cuándo comprar ..................Necesidad
¿A quién comprar?........ ......Precio - Entrega
Condicionantes de las Compras
La estructura del menú (restaurante, carta de room service, menú de banquetes, carta de bares, minibares, etc.) así como al con-sumo promedio de suministros.
Volúmenes de ventas
Capacidad de almacenamiento
Capacidad de pago
Condiciones del proveedor
Conocimientos y Logros para la Compra de A&B
Necesidad de compra
Especificación del artículo: marca, peso, tamaño, calidad, cantidad y precio
Proveedores
Tratamiento de la información para diligenciar la compra en forma oportuna
Información sobre fechas, cantidad y precio de anteriores proveedores.
Convenios y formas de pago favorables al hotel
Coordinar el recibo, almacenamiento y producción.
Ciclo de Compra
Reconocer la necesidad de compra
Especificar las carácterísticas de artículos
Contactar y seleccionar al productor
Ordenar la compra una vez autorizada
Asegurarse del recibo de la mercancía
Formatos que Facilitan la Compra
Registro proveedores: Récord de información sobre el proveedor y sus productos. compra.
Control de proveedores por artículo: Récord de la compra por cada artículo. Esta información es posible obtenerla del “comprobante de recibo de mercancías”.
Especificaciones estándar: Para cada uno de los productos se definen las características que cumplan con los requerimientos del hotel. En éstas se estipula el artículo, la marca, su peso, la calidad que debe poseer, el color, forma, temperatura y el tiempo requerido para la entrega.
Procesos de Compra
Reglas de Oro en el Departamento de Compras
Un buen sistema de compras se inicia con el establecimiento de “niveles de decisión para cada uno de los grupos de inventario
Conocimiento que debe tener el en-cargado del área en cuanto a la mer-cancía que se maneja en el hotel y a los proveedores que la suministran: ¿Qué Compro?. ¿Cómo Compro?
Métodos de Compra de Alimentos y Bebidas
Mercado Abierto
El encargado de compra se dirige libremente a los proveedores para solicitarle cotiza-ción.
Definida la compra, el encargado orde-na la misma.
Contratista
No es necesario contactar al pro-veedor para orde-nar el pedido, sino que previamente se les fija una canti-dad determinada y una frecuencia de entrega
Documentos Básicos del Procesos de Compra
Lista de Frutas y Verduras
Se debe definir un ‘’par stock’’,(Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario) que facilita el cálculo de la cantidad requerida, los días de pedido, puesto que no se deben almacenar muchos productos por períodos largos de tiempo, ya que son perecederos y su consumo es casi inmediato.
En su elaboración deben participar tanto el almacenista de alimentos y bebidas como el chef y el contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos.
Lista de Carnes
Se presenta una lista por cada grupo de inventario así:
Lista de carnes
Lista de salsamentaria,
Lista de aves y caza,
Lista de pescados y mariscos
Lista de Lácteos
Productos como la leche y la crema de leche no industrializada, se trabajan por medio de contratistas, pero otros productos como quesos industrializados, crema de leche empacada, kumis, yoghurt y otros que se pueden almacenar e inventariar.
Requieren del diligenciamiento de lista de compra para su gestión.
Solicitud de Compra de Almacén
Se utiliza para aquellos productos que se denominan no perecederos debido a que permiten ser almacenados por su conservación.
Los grupos de inventario que pertenecen a este tipo son: enlatados, envasados y empacados, licores, vinos y cigarrillos
Procesos de Compra por Grupo de Inventarios
Proceso de compra de carnes y salsamenta-ria, pescados y mariscos, aves y caza, lác-teos, frutas y verduras.
Proceso de compra de enlatados, envasados y empacados, licores, vinos y cigarrillos.
Proceso de compra de cerveza y gaseosa
Proceso de Compra de Suministros
El jefe de compras o encargado del área, recibe la solicitud de compra proveniente del almacén de suministros, previo diligen-ciamiento por parte del almacenista, basán-dose en los máximos y mínimos.
El almacenista solicita la compra cuando el producto llega al mínimo, pidiendo la dife-rencia para lograr el máximo.
Suministros
Grupos
Aseo
Huésped
Papelería
Impresos
Mantenimiento
Condiciones de Compra
Consumo de acuerdo al volumen de venta y edad del activo.
Capacidad de almacenamiento.
Capacidad de pago.
Condiciones del proveedor. Las de mayor importancia son cali-dad, pago y entrega.
Elementos de Activo de Operación
Cristalería
Acero inoxidable- table service
Loza (vajilla)
Cubiertería
Lencería. Mantelería
Utensilios cocinas. Utensilios bar
Uniformes
Empaques y canastas
Proceso Compra de Activos de Operación
Se inicia con la manifestación de la necesidad.
El jefe de compras, procede a establecer las diferentes cotizaciones (mínimo tres).
Estas son presentadas al comité de compras, conformado por: Gerente, contralor, jefe de compras y del departamento respectivo. El comité decide, en caso afirmativo, se aprueba la cotización más conveniente.
El jefe de compras elabora la “orden de compra”.
Proceso Compra de Activos Fijos
La autorización de compra viene del comité de inversión o junta directiva del hotel de acuerdo a presupuesto y cronograma.
Las compras se van ejecutando y para su gestión se requiere que la gerencia autorice.
El jefe de compras, consigue las cotizaciones (mínimo tres). Estas son presentadas a gerencia y contraloría para su aprobación.
El jefe de compras elabora la “orden de compra”.
Activos Fijos
Equipo de oficina
Maquinaria y equipos
Muebles y enseres
Equipo de computación y comunicaciones.
Equipo de procesamiento de datos.
Equipo de telecomunicaciones.
Equipos de radio, satélites y antenas.
Líneas telefónicas.
Flota y equipo de transporte.
Control de Compras e Inventarios
Procesos Recibo de Mercancía
Objetivo del Recibo de Mercancías
Asegurarse de que los productos enviados por el proveedor correspondan exacta-mente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva, des-pachándolos a los correspondientes alma-cenes y generando la información necesaria para su control.
Objetivo del Recibo de Mercancías
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie de procesos de información conducen-tes al control de las existencias y a su propio tratamiento, facilitando la me-dición del costo, manejo de inventa-rios y la cancelación de facturas a los proveedores.
Principios Generales del Recibo
Saber cuando llega la mercancías.
Conocer el manejo de balanzas y de las medidas de capacidad y peso.
Conocer de la calidad, cantidad exigible y presentación para aprobar el recibo.
Conocer del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo.
Conocer del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Requisitos para Recibir las Mercancías
Personal competente, conocedora de como evaluar la calidad y tratar la mercancía
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos’’ como guía
Implantación de procesos para generar la informa-ción básica para el control.
Pasos en el Recibo de Mercancías
Preparación para el Recibo de Mercancías
Clasificar los pedidos según ‘’fecha de en-trega’’.
Preparar el área de recibo y las balanzas.
Exigir a los proveedores un horario deter-minado para la entrega de pedidos.
Prácticas Comunes de Fraude por el Proveedor
Facturar productos de mayor calidad.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior y el resto oculto con calidad más baja.
Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado’’.
Utilizar ‘’rellenos’’ para aumentar el peso
Colocar la mercancía en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados
Prácticas Comunes de Fraude por el Almacenista
Se presenta en ocasiones fraude por par-te del almacenista, quien es cómplice con el conductor de la mercancía.
Tal es el caso en que el proveedor manda el pedido completo, pero el conductor solo en-trega parte de la mercancía y el almacenis-ta acepta la factura total del pedido.
Diferencias entre lo Pedido y lo Recibido
En caso de discrepancia, se debe avisar de inmediato al jefe de compras.
Sobre cantidades se puede recibir parcialmente, notificando al jefe de compras, con el fin de acordar con el proveedor si va a completar la cantidad solicitada.
En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial por no cumplir con las especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
Pasos en el Recibo de Mercancía
Ordenar la mercancía en la plataforma
Revisar y escoger los artículos que se ajus-ten a las especificaciones exigidas
Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en los formularios.
Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios coinciden con los pactados.
Pasos en el Recibo de Mercancía
Si no coinciden las cantidades, elaborar in-forme de corrección de facturas, dirigido al proveedor con copia a compras y costos, relacionando los productos aceptados con el precio pactado.
Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.
Elaborar los reportes de recibo.
Tratamiento Post-Entrega Proveedor
Al firmar y sellar la factura del proveedor, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento de la información y de las mercancías.
En cuanto a información, el encargado ela-bora el ‘’comprobante recibo de mercan-cías’’, documento básico para el registro contable y control de alimentos, bebidas, suministros y mantenimiento
Formatos Recibos de Mercancias
Comprobante de recibo de mercancías
Reporte diario recibo de alimentos
Reporte diario recibo bebidas
Mercancía recibida sin factura
Memorando de corrección de facturas
Reporte diario recibo de suministros
Control de Compras e Inventarios
Control de Almacén
Velar por la debida conservación y control de las mercancías, así como el despacho de alimentos, bebidas y suministros que han sido suministrados por el área de recibo.
El almacén de alimentos y bebidas y el de suministros, se consideran, una dependencia de transición entre el recibo de la materia prima o mercancía y la utilización de ésta en los centros de producción o consumo.
Tratamiento de Mercancías
El tratamiento de mercancías, cubre:
Conocimiento de la entrega de los artículos por el encargado de recibo.
Adecuado ordenamiento y conservación.
Conocimiento de los niveles mínimos de existencia respecto al consumo
Despacho a los centros de producción.
Conocimiento de las necesidades para solicitar la mercancía a compras.
Fuentes Básicas para el Tratamiento de la Información
Fuente de información para la medición del consumo de materia prima (costo).
Fuente de información para el control de inventario y valorización del mismo (activo).
Fuente de información para generar el ciclo de compras
Principios Generales para el Almacenamiento de A&B
Conocer el momento de entradas físicas de mercancías al almacén, despachadas por el área de recibo.
Conocimiento de las normas de conserva-ción de alimentos y bebidas
Conocimiento de las normas básicas de higiene.
Conocimiento para localizar los productos
Definir el momento del diligenciamiento de las requisiciones.
Principios Generales para el Almacenamiento de A&B
Conocer el tipo de información para el control de cada grupo de inventario
Conocer los métodos que se aplican para el cálculo de cantidades requeridas para hacer la solicitud al encargado de compras
Conocer niveles mínimos y máximos de existencias, consumo normal al mes y lo que se requiere de inventario final del mes
Conocimiento del tratamiento de la información y su adecuada distribución
Consideraciones Generales de Almacenamiento
Despacho adecuado.
Localización.
Equipo y condiciones ambientales.
Distribución de mercancías.
Seguridad.
Despacho Adecuado
Para el manejo adecuado de mercancías en el almacén el espacio de que se dispone, está condicionado al tipo de mercancía (perecedero - no perecedero), volumen de producción, tipo de menú y sobre todo rotación de inventario .
La política de compras está condicionada a la capacidad del almacén, presentándose la situación de tratar mucha mercancía como ‘’directos” ya que el espacio no es suficiente para ejercer un control apropiado.
Localización.
Para ejercer el control sobre la mercancía, es necesario que el área del almacén esté localizada entre recibo y producción, de esta forma, se facilita el manejo de los artículos evitando pérdidas y agilizando los procedimientos de entrada y despacho a las diferentes áreas.
Se presentan grandes problemas cuando el establecimiento no ha sido adecuado para la operación hotelera, con áreas que no cumplen con los requerimientos.
Equipo y Condiciones Ambientales
No basta con tener espacio y localización adecuadas, es necesario, además, que se instalen los equipos que faciliten la conservación y control de la mercancía por medio de estantes, contenedores, cuartos fríos y congeladores.
Para enlatados, envasados y suministros se utilizan estantes; para carnes son necesarios los congeladores.
Se deben determinar las condiciones de humedad y temperatura exigibles.
Distribución de Mercancías
Para agilizar el control de inventario, la mercancía debe ser distribuida por grupos, que faciliten elaborar el inventario.
La distribución afecta la conservación de los alimentos ya la descomposición de los artículos es diferente.
Facilita su manejo para el despacho, de tal forma que siempre se aplique la rotación de inventario, ”primeros en entrar, primeros en salir’’(PEPS).
Seguridad
El primer aspecto en cuanto a la seguridad de la mercancía, es que ésta debe ser enviada inmediatamente al área de almacén una vez recibida.
Muchos aspectos condicionan la seguridad, que dependen de la disciplina del personal, por ejemplo, permitir que personas no autorizadas tengan acceso, ejercer las actividades con la persona que solicite la mercancía dentro del almacén, disponer de dos o más puertas de acceso, etc.
Procesos en el Control de Almacén
Proceso Despacho de Mercancías
Se inicia cuando el almacenista recibe la requisición de materia prima.
Verifica que se encuentre bien diligenciada, no se deben entregar mercancías a personas no autorizadas; tampoco sin la presentación de la requisición al almacén.
Se debe velar por el cumplimiento de los horarios establecidos, sin obstaculizar la operación, ya que la efectividad del almacenista depende de la disciplina del personal que gestiona la requisición.
Políticas de Autorización de Despachos
Se debe fijar políticas muy claras de des-pacho, definiendo el momento adecuado pa-ra que las requisiciones sean tramitadas
Se debe estipular como regla general, que deben existir horas específicas para remi-tir requisiciones al almacén, y horas dife-rentes para el despacho.
El almacenista debe poseer una lista con las firmas de las personas que pueden autorizar las respectivas requisiciones.
Proceso Control de Inventario en Almacén
Este control se ejerce a través del sistema de inventario permanente ó perpetuo, por medio del “bind-card” y del “meat tag”.
Este sistema ofrece la facilidad de mantener actualizado el saldo de inventario.
El control de inventario se hace con el “comprobante de recibo de mercancías”, así como las “requisiciones al almacén”
Tarjetas de Existencia Meat-Tag
Es una tarjeta de existencia para las car-nes, donde se registra por cada grupo y corte, el peso, el costo por porción y el costo total, tanto para entradas y salidas.
La elabora una persona del área de costos o contraloría de alimentos y bebidas, en el mismo momento en que la mercancía pasa del área de recibo al área de carnicería.
Se utiliza para carnes y salsamentaria, pes-cados y mariscos, aves y caza.
Tarjetas de Existencia Bin-Card
Se conoce también bajo el nombre de tarjeta de kardex, en donde se registran las entradas, salidas y saldo de cada uno de los productos, determinando el inventario físico.
Se utiliza para enlatados, envasados y empacados, algunos lácteos, vinos, licores, cigarrillos, cervezas y gaseosas, suministro impreso, suministro huésped, suministro aseo,suministro papelería y suministro mantenimiento.
Determinantes de la Solicitud Compra
Rotación de los productos, de acuerdo con los niveles máximos y mínimos.
Los productos que no se les establece máxi-mos y mínimos, dé acuerdo con la necesidad
Evaluar los eventos y la ocupación.
Tener en cuenta las especificaciones.
Actualizar los máximos y mínimos.
Definir la cantidad a solicitar con base en la rotación, existencia, máximos y mínimos.
Manejo de Máximos y Mínimos
Máximo : Consumo de mercancía en-tre períodos de compras (cantidad máxima de producto que debe existir en el almacén)
Cantidad Máxima =
Cantidad Mínima + (consumo promedio diario X número de días entre fre-cuencia de compra)
Manejo de Máximos y Mínimos
Mínimo : Consumo de mercancía que se utiliza durante el ciclo de com-pra (cantidad de producto mínimo que debe existir en el almacén)
Cantidad Mínima =
Consumo promedio diario X número de días del ciclo de compra
Manejo de Máximos y Mínimos
Consumo promedio diario: Se debe tomar la sumatoria de la cantidad consumida de cada uno de los productos en los 3 últimos meses y dividirlo entre 90 días.
Frecuencia de compra: Es el número de veces que se solicita el producto, en determinado tiempo.
Ciclo de compra: Es el número de días en que tarda la mercancía en llegar al almacén, contado desde el mismo día de la solicitud.
Ejemplo Cálculo de Máximos y Mínimos
Se ha establecido que en promedio el hotel utiliza 120 libras de fríjol por mes, el ciclo de compra es 3 días, el número de días entre compras es 15.
Determinar: Existencias máxima y mí-nima de fríjol en almacén y el consumo promedio diario de frijol en el hotel.
Ejemplo Cálculo de Máximos y Mínimos
Consumo día= 120 libras consumo mes = 4 libras/día
30 días del mes
Mínimo = 4 libras/día X 3 días (ciclo de compra) = 12 libras
Máximo = 12 libras + (4 libras/día X 15 días) = 72 libras
Control de Compras e Inventarios
Control Costos Alimentos Bebidas
Brindar las herramientas necesarias para la medición del costo de venta de alimentos y bebidas, como efecto de la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales de la empresa,
Velar porque dicha medición se ajuste a los parámetros presupuestales establecidos por la administración.
Factores para el Control Costos Alimentos Bebidas
Que no exista desperdicio
Que la mercancía tenga su adecuada rotación.
Que la producción se ajuste a la receta standard.
Estableciendo todos los métodos de control para evitar las fugas de materia prima o de mercancía
Que exista una asociación correcta entre el precio de venta y consumo
Medición del Costo
La medición conduce a establecer cual es el consumo de materia prima, lo que equivale a determinar el costo bruto de alimentos y bebidas, al cual se le disminuyen los crédi-tos al costo, definiendo así el costo de ali-mentos y bebidas para un período.
Su cálculo parte de los reportes diarios de recibo de alimentos y reportes diarios de recibo de bebidas y cigarrillos así como de las “requisiciones al almacén” y banquetes”
Medición del Costo
El costo bruto arrojado por el movimiento de inventario no representa en su totalidad el costo de venta, ya que existe materia prima que no obedece a la propia venta.
Se debe implantar un método que diferen-cie el consumo de materia prima entre lo que va para el producto terminado y la que va para otro tipo de canalizaciones.
La primera es el costo de venta, la segunda es el gasto alimentos y bebidas.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de reci-bo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Manejo de los Comprobantes
El contralor de alimentos y bebidas debe verificar diariamente todos comprobantes de recibo de mercancía generados por el área de recibo, al igual que los reportes diarios de recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos puesto que estos constituyen el soporte de las compras e ingresos a los inventarios.
Verificación de los Comprobantes
Que los reportes diarios de recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos se encuentren debidamente soportados.
Que los precios tengan una fluctuación normal y que correspondan a los pactado
Que estén correctamente asignados los productos al grupo de inventario al que pertenecen.
Verificación de los Comprobantes
Que las facturas cumplan con todos los requisitos legales
Que los reportes de recibo diarios recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos estén bien totalizados
Que se hayan aplicado correctamente los descuentos e impuestos a los precios de los productos
Que tenga las debidas aprobaciones
Verificación de los Comprobantes
Finalizada la verificación sé digita la información en el sistema dando entrada a los productos en el sistema de inventario.
Los originales de los reportes diarios de recibo de alimentos, bebidas y cigarrillos con sus soportes son enviados a auditoria de egresos para iniciar el proceso contable.
Las copias de los comprobantes de recibo de mercancías son archivadas diariamente.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Valorización de Requisiciones
Consiste en imputar el precio a cada artículo solicitado, tomando como base el promedio ponderado y teniendo en cuenta dos aspectos importantes:
· De dónde procede la requisición
· Qué grupo de inventario se maneja en la requisición
Estos dos aspectos son importantes para definir si pertenecen al tratamiento de inventarios o de directos
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Proceso de Medición del Gasto
Consiste en restar del costo de venta todas las asignaciones que se apropian a gasto de alimentos y bebidas; se conoce comúnmente como "créditos al costo". Los más comunes:
Cortesías internas al personal
Programas de trabajo social
Refrigerio personal
Atenciones a huéspedes y clientes
Comida de empleados
Transferencias
Alimentos y bebidas dañados en almacén
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Toma de Inventarios Diarios
El proceso de medición del costo de venta alimentos y bebidas diariamente, implica:
La toma de inventarios diarios ya que las solas salidas de almacén no configuran costo de venta, pues no toda la mercancía se consume; por tal razón estos inventarios son indispensables para depurar el consumo.
Estos inventarios no solo son importantes para la valorización del consumo, sino que también son fundamentales para ofrecer el control de producción en cantidad.
Resultado de la Toma de Inventarios Diarios
Genera el valor del inventario existente en cada centro de producción.
Define el consumo de materia prima (costo bruto) en cantidades como en precio, entre el primer día del mes y el día de la toma física del inventario.
Traslada el inventario físico existente al inicial del día siguiente, para continuar el proceso.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Medición del Costo de Venta Diario
Es una metodología que depura e identifica que materia prima se uso para la elabo-ración de producto para venta y cual no.
Lo ideal, es determinar el costo de ventas por centro de facturación, esto es posible cuando existe una cocina para cada centro de facturación. Cuando una misma cocina despacha a varios centros de facturación, el costo se debe manejar, asignando la venta de todos los centros de facturación al de producción respectivo.
Medición del Costo de Venta Diario
La depuración del costo, consiste en restar del costo bruto, los créditos al costo, los cuales se toman de la “planilla de atenciones, de la “ planilla de consumo alimentos funcionarios, de la “planilla de consumo bebidas funcionarios, de la “planilla de transferencias y de la “planilla mensual comida empleados.
El porcentaje de costo lo determina la relación existente entre el costo de venta depurado, sobre la venta total del día.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Conciliación de Inventarios Fin de Mes
Durante el período los inventarios se realizan para carnes en cocina y para bebidas y cigarrillos en los bares.
Al finalizar cada período, los inventarios incluyen toda la materia prima no procesada existente en el hotel.
El cálculo del costo bruto se realiza por juego de inventarios así:
Inventario inicial + Compras - Inventario final = Costo bruto de alimentos y bebidas
Conciliación de Inventarios Fin de Mes
La conciliación verifica que los saldos por el sistema de inventario perpetuo y el juego de inventarios sean iguales
El sistema de inventario perpetuo se origina en el registro diario de entradas y salidas del almacén, que al combinarlas con el inventario inicial del mes origina un saldo final.
Las cantidades resultantes en el sistema, deben ser exactamente iguales a las encontradas en el inventario físico realizado a fin de mes.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios
- fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Medición del costo total fin de mes
Mercancía disponible =
Inventario inicial
+ Compras
Costo bruto = Mercancía disponible – Inventario
final
Costo de venta = Costo bruto - Créditos al costo
Porcentaje de Costo = Costo de venta / Venta
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Comprobaciones
Es la comparación de la información generada por el sistema de inventario permanente con la que arroja el sistema de inventario periódico, con el fin de tener la certeza de que el proceso se cumplió a cabalidad. Hay cuatro tipos de compro-baciones:
Inventario inicial
Compras
Costo bruto almacén alimentos y bebidas
Saldo inventario final
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Elaboración Comprobante para Contabilidad
El comprobante para contabilidad es el documento en el cual, el área de costos entrega a contabilidad el registro de los movimientos generados en dicha área, como producto de la utilización de materia prima para la venta de alimentos y bebidas así como la asignación del gasto generado en cada una de las áreas del hotel.
Obedece a las normas contables vigentes en el país.
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Inventario diario de carnes
Inventario diario de licores
Listado movimiento de centros de producción alimentos
Listado movimiento de centros de producción bebidas y cigarrillos
Regletas
Planilla de atenciones
Planilla de consumo alimentos funcionarios
Planilla de consumo bebidas funcionarios
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Planilla de transferencias
Planilla mensual comida empleados
Comprobante de contabilidad alimentos y bebidas
Informe de costo diario de alimentos y bebidas
Control diario de comida empleados
Listado de salidas consolidado por secciones
Listado de salidas por requisición
Listado de salidas por grupos
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Listado de entradas por proveedores
Listado de entradas por comprobante
Listado de entradas por grupos
Listado de existencias por grupos
Valorización y costeo montaje diario de buffets
Transferencia
Refrigerio personal
Tarjeta alimentación empleados
Consolidación costo bruto por grupos
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Inventarios en centros de producción
Listado de entradas por códigos
Listado de salidas por centros de producción
Informe de costo de venta alimentos y bebidas consolidado
Informe de costo de venta alimentos
Informe de costo de venta bebidas y cigarrillos
Resumen gastos alimentos y bebidas
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Comportamiento costo bruto
Registro de consecutivos
Receta estándar
Análisis de costos de receta estándar
Análisis índices de precios
Informe de gestión
Análisis de carnicería
Control de Compras e Inventarios
Definición de Suministros
Son aquellos elementos necesarios para la prestación de un servicio conformándose como parte de la venta o sencillamente, los elementos requeridos en la operación.
La diferencia entre materia prima y suministros, es que la materia prima es utilizada para la elaboración de un producto, en alimentos y bebidas, se considera “costo de venta”, mientras que el uso de suministros es para la prestación de un servicio, se considera gasto.
Registro de Gastos de Suministros
Brindar las herramientas para la medición del gasto de suministros, por la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales, velando porque dicha medición se ajuste a los parámetros del presupuesto.
Como es un proceso asociado al manejo de inventarios, generalmente su registro y control se encuentra a cargo del contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos
Factores para su Buena Administración
Que las reposiciones de suministro huésped e impresos, correspondan a los parámetros establecidos en función de la venta y estructura de costos.
Que tenga adecuada rotación.
Estableciendo todos los métodos de control para evitar las fugas de mercancía
Que exista una asociación correcta entre la tarifa de la habitación y el valor de los amenities e impresos colocados en la misma.
Necesidades de Suministro por Departamento
Alojamiento: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo, suministros varios.
Alimentos y bebidas: Suministro huésped (cliente), suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo, suministros varios.
Lavandería: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo.
Necesidades de Suministro por Departamento
Teléfono: Suministro impreso, suministro papelería
Recreación: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo.
Administración: Suministro impreso, suministro papelería
Mercadeo: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería.
Necesidades de Suministro por Departamento
Mantenimiento: Suministro impreso, de pa-pelería, de aseo, de mantenimiento eléc-trico, de calderas, de refrigeración y ventilación, de químicos, de edificio, de muebles y enseres, de plomería, vapor y gas, de herramientas y de vehículos.
Parqueadero: Suministro impreso, de papelería, suministro aseo.
Transporte: Suministro impreso, de papelería y de aseo.
Procesos Registro de Gastos de Suministros
Durante el período
Registro de la compra de suministros
Registro de la venta de salida de suministros del almacén
Al final del período
Conciliación de inventario
Registro crédito al inventario
Procesos Registro de Gastos de Suministros
Control de inventario- función diaria
Proceso de medición del gasto de suministros
Formato Registro de Gastos de Suministros
Comprobante de contabilidad de suministros
Movimiento de inventarios departamento de mantenimiento.
Control de Compras e Inventarios
Objetivo de Control de Compras
Adquirir los productos necesarios para satisfacer las necesidades del hotel, mediante la aplicación de un criterio técnico, teniendo en cuenta las solicitudes y de acuerdo con las cantidades, las especificaciones y el precio favorable.
¿Qué comprar? .....................Calidad
¿Cuánto comprar? ................Cantidad
¿Cuándo comprar ..................Necesidad
¿A quién comprar?........ ......Precio - Entrega
Condicionantes de las Compras
La estructura del menú (restaurante, carta de room service, menú de banquetes, carta de bares, minibares, etc.) así como al con-sumo promedio de suministros.
Volúmenes de ventas
Capacidad de almacenamiento
Capacidad de pago
Condiciones del proveedor
Conocimientos y Logros para la Compra de A&B
Necesidad de compra
Especificación del artículo: marca, peso, tamaño, calidad, cantidad y precio
Proveedores
Tratamiento de la información para diligenciar la compra en forma oportuna
Información sobre fechas, cantidad y precio de anteriores proveedores.
Convenios y formas de pago favorables al hotel
Coordinar el recibo, almacenamiento y producción.
Ciclo de Compra
Reconocer la necesidad de compra
Especificar las carácterísticas de artículos
Contactar y seleccionar al productor
Ordenar la compra una vez autorizada
Asegurarse del recibo de la mercancía
Formatos que Facilitan la Compra
Registro proveedores: Récord de información sobre el proveedor y sus productos. compra.
Control de proveedores por artículo: Récord de la compra por cada artículo. Esta información es posible obtenerla del “comprobante de recibo de mercancías”.
Especificaciones estándar: Para cada uno de los productos se definen las características que cumplan con los requerimientos del hotel. En éstas se estipula el artículo, la marca, su peso, la calidad que debe poseer, el color, forma, temperatura y el tiempo requerido para la entrega.
Procesos de Compra
Reglas de Oro en el Departamento de Compras
Un buen sistema de compras se inicia con el establecimiento de “niveles de decisión para cada uno de los grupos de inventario
Conocimiento que debe tener el en-cargado del área en cuanto a la mer-cancía que se maneja en el hotel y a los proveedores que la suministran: ¿Qué Compro?. ¿Cómo Compro?
Métodos de Compra de Alimentos y Bebidas
Mercado Abierto
El encargado de compra se dirige libremente a los proveedores para solicitarle cotiza-ción.
Definida la compra, el encargado orde-na la misma.
Contratista
No es necesario contactar al pro-veedor para orde-nar el pedido, sino que previamente se les fija una canti-dad determinada y una frecuencia de entrega
Documentos Básicos del Procesos de Compra
Lista de Frutas y Verduras
Se debe definir un ‘’par stock’’,(Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario) que facilita el cálculo de la cantidad requerida, los días de pedido, puesto que no se deben almacenar muchos productos por períodos largos de tiempo, ya que son perecederos y su consumo es casi inmediato.
En su elaboración deben participar tanto el almacenista de alimentos y bebidas como el chef y el contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos.
Lista de Carnes
Se presenta una lista por cada grupo de inventario así:
Lista de carnes
Lista de salsamentaria,
Lista de aves y caza,
Lista de pescados y mariscos
Lista de Lácteos
Productos como la leche y la crema de leche no industrializada, se trabajan por medio de contratistas, pero otros productos como quesos industrializados, crema de leche empacada, kumis, yoghurt y otros que se pueden almacenar e inventariar.
Requieren del diligenciamiento de lista de compra para su gestión.
Solicitud de Compra de Almacén
Se utiliza para aquellos productos que se denominan no perecederos debido a que permiten ser almacenados por su conservación.
Los grupos de inventario que pertenecen a este tipo son: enlatados, envasados y empacados, licores, vinos y cigarrillos
Procesos de Compra por Grupo de Inventarios
Proceso de compra de carnes y salsamenta-ria, pescados y mariscos, aves y caza, lác-teos, frutas y verduras.
Proceso de compra de enlatados, envasados y empacados, licores, vinos y cigarrillos.
Proceso de compra de cerveza y gaseosa
Proceso de Compra de Suministros
El jefe de compras o encargado del área, recibe la solicitud de compra proveniente del almacén de suministros, previo diligen-ciamiento por parte del almacenista, basán-dose en los máximos y mínimos.
El almacenista solicita la compra cuando el producto llega al mínimo, pidiendo la dife-rencia para lograr el máximo.
Suministros
Grupos
Aseo
Huésped
Papelería
Impresos
Mantenimiento
Condiciones de Compra
Consumo de acuerdo al volumen de venta y edad del activo.
Capacidad de almacenamiento.
Capacidad de pago.
Condiciones del proveedor. Las de mayor importancia son cali-dad, pago y entrega.
Elementos de Activo de Operación
Cristalería
Acero inoxidable- table service
Loza (vajilla)
Cubiertería
Lencería. Mantelería
Utensilios cocinas. Utensilios bar
Uniformes
Empaques y canastas
Proceso Compra de Activos de Operación
Se inicia con la manifestación de la necesidad.
El jefe de compras, procede a establecer las diferentes cotizaciones (mínimo tres).
Estas son presentadas al comité de compras, conformado por: Gerente, contralor, jefe de compras y del departamento respectivo. El comité decide, en caso afirmativo, se aprueba la cotización más conveniente.
El jefe de compras elabora la “orden de compra”.
Proceso Compra de Activos Fijos
La autorización de compra viene del comité de inversión o junta directiva del hotel de acuerdo a presupuesto y cronograma.
Las compras se van ejecutando y para su gestión se requiere que la gerencia autorice.
El jefe de compras, consigue las cotizaciones (mínimo tres). Estas son presentadas a gerencia y contraloría para su aprobación.
El jefe de compras elabora la “orden de compra”.
Activos Fijos
Equipo de oficina
Maquinaria y equipos
Muebles y enseres
Equipo de computación y comunicaciones.
Equipo de procesamiento de datos.
Equipo de telecomunicaciones.
Equipos de radio, satélites y antenas.
Líneas telefónicas.
Flota y equipo de transporte.
Control de Compras e Inventarios
Procesos Recibo de Mercancía
Objetivo del Recibo de Mercancías
Asegurarse de que los productos enviados por el proveedor correspondan exacta-mente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva, des-pachándolos a los correspondientes alma-cenes y generando la información necesaria para su control.
Objetivo del Recibo de Mercancías
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie de procesos de información conducen-tes al control de las existencias y a su propio tratamiento, facilitando la me-dición del costo, manejo de inventa-rios y la cancelación de facturas a los proveedores.
Principios Generales del Recibo
Saber cuando llega la mercancías.
Conocer el manejo de balanzas y de las medidas de capacidad y peso.
Conocer de la calidad, cantidad exigible y presentación para aprobar el recibo.
Conocer del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo.
Conocer del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Requisitos para Recibir las Mercancías
Personal competente, conocedora de como evaluar la calidad y tratar la mercancía
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos’’ como guía
Implantación de procesos para generar la informa-ción básica para el control.
Pasos en el Recibo de Mercancías
Preparación para el Recibo de Mercancías
Clasificar los pedidos según ‘’fecha de en-trega’’.
Preparar el área de recibo y las balanzas.
Exigir a los proveedores un horario deter-minado para la entrega de pedidos.
Prácticas Comunes de Fraude por el Proveedor
Facturar productos de mayor calidad.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior y el resto oculto con calidad más baja.
Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado’’.
Utilizar ‘’rellenos’’ para aumentar el peso
Colocar la mercancía en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados
Prácticas Comunes de Fraude por el Almacenista
Se presenta en ocasiones fraude por par-te del almacenista, quien es cómplice con el conductor de la mercancía.
Tal es el caso en que el proveedor manda el pedido completo, pero el conductor solo en-trega parte de la mercancía y el almacenis-ta acepta la factura total del pedido.
Diferencias entre lo Pedido y lo Recibido
En caso de discrepancia, se debe avisar de inmediato al jefe de compras.
Sobre cantidades se puede recibir parcialmente, notificando al jefe de compras, con el fin de acordar con el proveedor si va a completar la cantidad solicitada.
En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial por no cumplir con las especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
Pasos en el Recibo de Mercancía
Ordenar la mercancía en la plataforma
Revisar y escoger los artículos que se ajus-ten a las especificaciones exigidas
Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en los formularios.
Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios coinciden con los pactados.
Pasos en el Recibo de Mercancía
Si no coinciden las cantidades, elaborar in-forme de corrección de facturas, dirigido al proveedor con copia a compras y costos, relacionando los productos aceptados con el precio pactado.
Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.
Elaborar los reportes de recibo.
Tratamiento Post-Entrega Proveedor
Al firmar y sellar la factura del proveedor, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento de la información y de las mercancías.
En cuanto a información, el encargado ela-bora el ‘’comprobante recibo de mercan-cías’’, documento básico para el registro contable y control de alimentos, bebidas, suministros y mantenimiento
Formatos Recibos de Mercancias
Comprobante de recibo de mercancías
Reporte diario recibo de alimentos
Reporte diario recibo bebidas
Mercancía recibida sin factura
Memorando de corrección de facturas
Reporte diario recibo de suministros
Control de Compras e Inventarios
Control de Almacén
Velar por la debida conservación y control de las mercancías, así como el despacho de alimentos, bebidas y suministros que han sido suministrados por el área de recibo.
El almacén de alimentos y bebidas y el de suministros, se consideran, una dependencia de transición entre el recibo de la materia prima o mercancía y la utilización de ésta en los centros de producción o consumo.
Tratamiento de Mercancías
El tratamiento de mercancías, cubre:
Conocimiento de la entrega de los artículos por el encargado de recibo.
Adecuado ordenamiento y conservación.
Conocimiento de los niveles mínimos de existencia respecto al consumo
Despacho a los centros de producción.
Conocimiento de las necesidades para solicitar la mercancía a compras.
Fuentes Básicas para el Tratamiento de la Información
Fuente de información para la medición del consumo de materia prima (costo).
Fuente de información para el control de inventario y valorización del mismo (activo).
Fuente de información para generar el ciclo de compras
Principios Generales para el Almacenamiento de A&B
Conocer el momento de entradas físicas de mercancías al almacén, despachadas por el área de recibo.
Conocimiento de las normas de conserva-ción de alimentos y bebidas
Conocimiento de las normas básicas de higiene.
Conocimiento para localizar los productos
Definir el momento del diligenciamiento de las requisiciones.
Principios Generales para el Almacenamiento de A&B
Conocer el tipo de información para el control de cada grupo de inventario
Conocer los métodos que se aplican para el cálculo de cantidades requeridas para hacer la solicitud al encargado de compras
Conocer niveles mínimos y máximos de existencias, consumo normal al mes y lo que se requiere de inventario final del mes
Conocimiento del tratamiento de la información y su adecuada distribución
Consideraciones Generales de Almacenamiento
Despacho adecuado.
Localización.
Equipo y condiciones ambientales.
Distribución de mercancías.
Seguridad.
Despacho Adecuado
Para el manejo adecuado de mercancías en el almacén el espacio de que se dispone, está condicionado al tipo de mercancía (perecedero - no perecedero), volumen de producción, tipo de menú y sobre todo rotación de inventario .
La política de compras está condicionada a la capacidad del almacén, presentándose la situación de tratar mucha mercancía como ‘’directos” ya que el espacio no es suficiente para ejercer un control apropiado.
Localización.
Para ejercer el control sobre la mercancía, es necesario que el área del almacén esté localizada entre recibo y producción, de esta forma, se facilita el manejo de los artículos evitando pérdidas y agilizando los procedimientos de entrada y despacho a las diferentes áreas.
Se presentan grandes problemas cuando el establecimiento no ha sido adecuado para la operación hotelera, con áreas que no cumplen con los requerimientos.
Equipo y Condiciones Ambientales
No basta con tener espacio y localización adecuadas, es necesario, además, que se instalen los equipos que faciliten la conservación y control de la mercancía por medio de estantes, contenedores, cuartos fríos y congeladores.
Para enlatados, envasados y suministros se utilizan estantes; para carnes son necesarios los congeladores.
Se deben determinar las condiciones de humedad y temperatura exigibles.
Distribución de Mercancías
Para agilizar el control de inventario, la mercancía debe ser distribuida por grupos, que faciliten elaborar el inventario.
La distribución afecta la conservación de los alimentos ya la descomposición de los artículos es diferente.
Facilita su manejo para el despacho, de tal forma que siempre se aplique la rotación de inventario, ”primeros en entrar, primeros en salir’’(PEPS).
Seguridad
El primer aspecto en cuanto a la seguridad de la mercancía, es que ésta debe ser enviada inmediatamente al área de almacén una vez recibida.
Muchos aspectos condicionan la seguridad, que dependen de la disciplina del personal, por ejemplo, permitir que personas no autorizadas tengan acceso, ejercer las actividades con la persona que solicite la mercancía dentro del almacén, disponer de dos o más puertas de acceso, etc.
Procesos en el Control de Almacén
Proceso Despacho de Mercancías
Se inicia cuando el almacenista recibe la requisición de materia prima.
Verifica que se encuentre bien diligenciada, no se deben entregar mercancías a personas no autorizadas; tampoco sin la presentación de la requisición al almacén.
Se debe velar por el cumplimiento de los horarios establecidos, sin obstaculizar la operación, ya que la efectividad del almacenista depende de la disciplina del personal que gestiona la requisición.
Políticas de Autorización de Despachos
Se debe fijar políticas muy claras de des-pacho, definiendo el momento adecuado pa-ra que las requisiciones sean tramitadas
Se debe estipular como regla general, que deben existir horas específicas para remi-tir requisiciones al almacén, y horas dife-rentes para el despacho.
El almacenista debe poseer una lista con las firmas de las personas que pueden autorizar las respectivas requisiciones.
Proceso Control de Inventario en Almacén
Este control se ejerce a través del sistema de inventario permanente ó perpetuo, por medio del “bind-card” y del “meat tag”.
Este sistema ofrece la facilidad de mantener actualizado el saldo de inventario.
El control de inventario se hace con el “comprobante de recibo de mercancías”, así como las “requisiciones al almacén”
Tarjetas de Existencia Meat-Tag
Es una tarjeta de existencia para las car-nes, donde se registra por cada grupo y corte, el peso, el costo por porción y el costo total, tanto para entradas y salidas.
La elabora una persona del área de costos o contraloría de alimentos y bebidas, en el mismo momento en que la mercancía pasa del área de recibo al área de carnicería.
Se utiliza para carnes y salsamentaria, pes-cados y mariscos, aves y caza.
Tarjetas de Existencia Bin-Card
Se conoce también bajo el nombre de tarjeta de kardex, en donde se registran las entradas, salidas y saldo de cada uno de los productos, determinando el inventario físico.
Se utiliza para enlatados, envasados y empacados, algunos lácteos, vinos, licores, cigarrillos, cervezas y gaseosas, suministro impreso, suministro huésped, suministro aseo,suministro papelería y suministro mantenimiento.
Determinantes de la Solicitud Compra
Rotación de los productos, de acuerdo con los niveles máximos y mínimos.
Los productos que no se les establece máxi-mos y mínimos, dé acuerdo con la necesidad
Evaluar los eventos y la ocupación.
Tener en cuenta las especificaciones.
Actualizar los máximos y mínimos.
Definir la cantidad a solicitar con base en la rotación, existencia, máximos y mínimos.
Manejo de Máximos y Mínimos
Máximo : Consumo de mercancía en-tre períodos de compras (cantidad máxima de producto que debe existir en el almacén)
Cantidad Máxima =
Cantidad Mínima + (consumo promedio diario X número de días entre fre-cuencia de compra)
Manejo de Máximos y Mínimos
Mínimo : Consumo de mercancía que se utiliza durante el ciclo de com-pra (cantidad de producto mínimo que debe existir en el almacén)
Cantidad Mínima =
Consumo promedio diario X número de días del ciclo de compra
Manejo de Máximos y Mínimos
Consumo promedio diario: Se debe tomar la sumatoria de la cantidad consumida de cada uno de los productos en los 3 últimos meses y dividirlo entre 90 días.
Frecuencia de compra: Es el número de veces que se solicita el producto, en determinado tiempo.
Ciclo de compra: Es el número de días en que tarda la mercancía en llegar al almacén, contado desde el mismo día de la solicitud.
Ejemplo Cálculo de Máximos y Mínimos
Se ha establecido que en promedio el hotel utiliza 120 libras de fríjol por mes, el ciclo de compra es 3 días, el número de días entre compras es 15.
Determinar: Existencias máxima y mí-nima de fríjol en almacén y el consumo promedio diario de frijol en el hotel.
Ejemplo Cálculo de Máximos y Mínimos
Consumo día= 120 libras consumo mes = 4 libras/día
30 días del mes
Mínimo = 4 libras/día X 3 días (ciclo de compra) = 12 libras
Máximo = 12 libras + (4 libras/día X 15 días) = 72 libras
Control de Compras e Inventarios
Control Costos Alimentos Bebidas
Brindar las herramientas necesarias para la medición del costo de venta de alimentos y bebidas, como efecto de la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales de la empresa,
Velar porque dicha medición se ajuste a los parámetros presupuestales establecidos por la administración.
Factores para el Control Costos Alimentos Bebidas
Que no exista desperdicio
Que la mercancía tenga su adecuada rotación.
Que la producción se ajuste a la receta standard.
Estableciendo todos los métodos de control para evitar las fugas de materia prima o de mercancía
Que exista una asociación correcta entre el precio de venta y consumo
Medición del Costo
La medición conduce a establecer cual es el consumo de materia prima, lo que equivale a determinar el costo bruto de alimentos y bebidas, al cual se le disminuyen los crédi-tos al costo, definiendo así el costo de ali-mentos y bebidas para un período.
Su cálculo parte de los reportes diarios de recibo de alimentos y reportes diarios de recibo de bebidas y cigarrillos así como de las “requisiciones al almacén” y banquetes”
Medición del Costo
El costo bruto arrojado por el movimiento de inventario no representa en su totalidad el costo de venta, ya que existe materia prima que no obedece a la propia venta.
Se debe implantar un método que diferen-cie el consumo de materia prima entre lo que va para el producto terminado y la que va para otro tipo de canalizaciones.
La primera es el costo de venta, la segunda es el gasto alimentos y bebidas.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de reci-bo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Manejo de los Comprobantes
El contralor de alimentos y bebidas debe verificar diariamente todos comprobantes de recibo de mercancía generados por el área de recibo, al igual que los reportes diarios de recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos puesto que estos constituyen el soporte de las compras e ingresos a los inventarios.
Verificación de los Comprobantes
Que los reportes diarios de recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos se encuentren debidamente soportados.
Que los precios tengan una fluctuación normal y que correspondan a los pactado
Que estén correctamente asignados los productos al grupo de inventario al que pertenecen.
Verificación de los Comprobantes
Que las facturas cumplan con todos los requisitos legales
Que los reportes de recibo diarios recibo de alimentos, de bebidas y cigarrillos estén bien totalizados
Que se hayan aplicado correctamente los descuentos e impuestos a los precios de los productos
Que tenga las debidas aprobaciones
Verificación de los Comprobantes
Finalizada la verificación sé digita la información en el sistema dando entrada a los productos en el sistema de inventario.
Los originales de los reportes diarios de recibo de alimentos, bebidas y cigarrillos con sus soportes son enviados a auditoria de egresos para iniciar el proceso contable.
Las copias de los comprobantes de recibo de mercancías son archivadas diariamente.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Valorización de Requisiciones
Consiste en imputar el precio a cada artículo solicitado, tomando como base el promedio ponderado y teniendo en cuenta dos aspectos importantes:
· De dónde procede la requisición
· Qué grupo de inventario se maneja en la requisición
Estos dos aspectos son importantes para definir si pertenecen al tratamiento de inventarios o de directos
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Proceso de Medición del Gasto
Consiste en restar del costo de venta todas las asignaciones que se apropian a gasto de alimentos y bebidas; se conoce comúnmente como "créditos al costo". Los más comunes:
Cortesías internas al personal
Programas de trabajo social
Refrigerio personal
Atenciones a huéspedes y clientes
Comida de empleados
Transferencias
Alimentos y bebidas dañados en almacén
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Toma de Inventarios Diarios
El proceso de medición del costo de venta alimentos y bebidas diariamente, implica:
La toma de inventarios diarios ya que las solas salidas de almacén no configuran costo de venta, pues no toda la mercancía se consume; por tal razón estos inventarios son indispensables para depurar el consumo.
Estos inventarios no solo son importantes para la valorización del consumo, sino que también son fundamentales para ofrecer el control de producción en cantidad.
Resultado de la Toma de Inventarios Diarios
Genera el valor del inventario existente en cada centro de producción.
Define el consumo de materia prima (costo bruto) en cantidades como en precio, entre el primer día del mes y el día de la toma física del inventario.
Traslada el inventario físico existente al inicial del día siguiente, para continuar el proceso.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Medición del Costo de Venta Diario
Es una metodología que depura e identifica que materia prima se uso para la elabo-ración de producto para venta y cual no.
Lo ideal, es determinar el costo de ventas por centro de facturación, esto es posible cuando existe una cocina para cada centro de facturación. Cuando una misma cocina despacha a varios centros de facturación, el costo se debe manejar, asignando la venta de todos los centros de facturación al de producción respectivo.
Medición del Costo de Venta Diario
La depuración del costo, consiste en restar del costo bruto, los créditos al costo, los cuales se toman de la “planilla de atenciones, de la “ planilla de consumo alimentos funcionarios, de la “planilla de consumo bebidas funcionarios, de la “planilla de transferencias y de la “planilla mensual comida empleados.
El porcentaje de costo lo determina la relación existente entre el costo de venta depurado, sobre la venta total del día.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Conciliación de Inventarios Fin de Mes
Durante el período los inventarios se realizan para carnes en cocina y para bebidas y cigarrillos en los bares.
Al finalizar cada período, los inventarios incluyen toda la materia prima no procesada existente en el hotel.
El cálculo del costo bruto se realiza por juego de inventarios así:
Inventario inicial + Compras - Inventario final = Costo bruto de alimentos y bebidas
Conciliación de Inventarios Fin de Mes
La conciliación verifica que los saldos por el sistema de inventario perpetuo y el juego de inventarios sean iguales
El sistema de inventario perpetuo se origina en el registro diario de entradas y salidas del almacén, que al combinarlas con el inventario inicial del mes origina un saldo final.
Las cantidades resultantes en el sistema, deben ser exactamente iguales a las encontradas en el inventario físico realizado a fin de mes.
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios
- fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Medición del costo total fin de mes
Mercancía disponible =
Inventario inicial
+ Compras
Costo bruto = Mercancía disponible – Inventario
final
Costo de venta = Costo bruto - Créditos al costo
Porcentaje de Costo = Costo de venta / Venta
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Comprobaciones
Es la comparación de la información generada por el sistema de inventario permanente con la que arroja el sistema de inventario periódico, con el fin de tener la certeza de que el proceso se cumplió a cabalidad. Hay cuatro tipos de compro-baciones:
Inventario inicial
Compras
Costo bruto almacén alimentos y bebidas
Saldo inventario final
Tratamiento Comprobante Recibo de Mercancia
Manejo de los comprobantes de recibo de mercancías
Valorización de requisiciones
Proceso de medición del gasto
Toma de inventarios diarios
Medición del costo de venta diario
Conciliación de inventarios - fin de mes.
Medición del costo total fin de mes
Comprobaciones
Elaboración comprobante para contabilidad
Elaboración Comprobante para Contabilidad
El comprobante para contabilidad es el documento en el cual, el área de costos entrega a contabilidad el registro de los movimientos generados en dicha área, como producto de la utilización de materia prima para la venta de alimentos y bebidas así como la asignación del gasto generado en cada una de las áreas del hotel.
Obedece a las normas contables vigentes en el país.
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Inventario diario de carnes
Inventario diario de licores
Listado movimiento de centros de producción alimentos
Listado movimiento de centros de producción bebidas y cigarrillos
Regletas
Planilla de atenciones
Planilla de consumo alimentos funcionarios
Planilla de consumo bebidas funcionarios
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Planilla de transferencias
Planilla mensual comida empleados
Comprobante de contabilidad alimentos y bebidas
Informe de costo diario de alimentos y bebidas
Control diario de comida empleados
Listado de salidas consolidado por secciones
Listado de salidas por requisición
Listado de salidas por grupos
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Listado de entradas por proveedores
Listado de entradas por comprobante
Listado de entradas por grupos
Listado de existencias por grupos
Valorización y costeo montaje diario de buffets
Transferencia
Refrigerio personal
Tarjeta alimentación empleados
Consolidación costo bruto por grupos
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Inventarios en centros de producción
Listado de entradas por códigos
Listado de salidas por centros de producción
Informe de costo de venta alimentos y bebidas consolidado
Informe de costo de venta alimentos
Informe de costo de venta bebidas y cigarrillos
Resumen gastos alimentos y bebidas
Formatos Control Costos Alimentos Bebidas
Comportamiento costo bruto
Registro de consecutivos
Receta estándar
Análisis de costos de receta estándar
Análisis índices de precios
Informe de gestión
Análisis de carnicería
Control de Compras e Inventarios
Definición de Suministros
Son aquellos elementos necesarios para la prestación de un servicio conformándose como parte de la venta o sencillamente, los elementos requeridos en la operación.
La diferencia entre materia prima y suministros, es que la materia prima es utilizada para la elaboración de un producto, en alimentos y bebidas, se considera “costo de venta”, mientras que el uso de suministros es para la prestación de un servicio, se considera gasto.
Registro de Gastos de Suministros
Brindar las herramientas para la medición del gasto de suministros, por la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales, velando porque dicha medición se ajuste a los parámetros del presupuesto.
Como es un proceso asociado al manejo de inventarios, generalmente su registro y control se encuentra a cargo del contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos
Factores para su Buena Administración
Que las reposiciones de suministro huésped e impresos, correspondan a los parámetros establecidos en función de la venta y estructura de costos.
Que tenga adecuada rotación.
Estableciendo todos los métodos de control para evitar las fugas de mercancía
Que exista una asociación correcta entre la tarifa de la habitación y el valor de los amenities e impresos colocados en la misma.
Necesidades de Suministro por Departamento
Alojamiento: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo, suministros varios.
Alimentos y bebidas: Suministro huésped (cliente), suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo, suministros varios.
Lavandería: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo.
Necesidades de Suministro por Departamento
Teléfono: Suministro impreso, suministro papelería
Recreación: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería, suministro aseo.
Administración: Suministro impreso, suministro papelería
Mercadeo: Suministro huésped, suministro impreso, suministro papelería.
Necesidades de Suministro por Departamento
Mantenimiento: Suministro impreso, de pa-pelería, de aseo, de mantenimiento eléc-trico, de calderas, de refrigeración y ventilación, de químicos, de edificio, de muebles y enseres, de plomería, vapor y gas, de herramientas y de vehículos.
Parqueadero: Suministro impreso, de papelería, suministro aseo.
Transporte: Suministro impreso, de papelería y de aseo.
Procesos Registro de Gastos de Suministros
Durante el período
Registro de la compra de suministros
Registro de la venta de salida de suministros del almacén
Al final del período
Conciliación de inventario
Registro crédito al inventario
Procesos Registro de Gastos de Suministros
Control de inventario- función diaria
Proceso de medición del gasto de suministros
Formato Registro de Gastos de Suministros
Comprobante de contabilidad de suministros
Movimiento de inventarios departamento de mantenimiento.
INVENTARIOS
http://escuelagastonomicadelatlantico.blogspot.com/
Adquisición de Bienes y servicios
CONTROL DE INVENTARIOS
3. Se llevaría entonces a cabo la clasificación ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de una cevichería, que tendría la siguiente composición:
CONTROL DE INVENTARIOS
Los productos que más valor tienen asignado en su inventario son prácticamente mariscos y bebidas, los cuales son también su producto principal.
Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar más.
Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero también mayor cuidado y atención en cuanto a la calidad que presentan.
Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante hoja de cálculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.
INSUFICIENCIA DEL INVENTARIO
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente. El negar productos demerita sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio.
El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez más agresiva.
BAJA CALIDAD DE LA MATERIA PRIMA DADA SU CADUCIDAD
Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo de anaquel del producto que está consumiendo: la receta y el sazón de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dará cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto del día y por lo tanto fresco.
ROBO
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario.
MERMA
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades.
METODO PEPS
Indudablemente, el acomodo de las mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías, facilitando su conteo y localización inmediata.
El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
METODO PEPS
El acomodo PEPS es bastante simple: aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, serán también los primeros en salir de la misma, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del anaquel y los más nuevos se quedarán en la parte posterior.
Con esto aseguramos aún más la frescura de los productos que vendemos.
Adquisición de Bienes y servicios
CONTROL DE INVENTARIOS
3. Se llevaría entonces a cabo la clasificación ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de una cevichería, que tendría la siguiente composición:
CONTROL DE INVENTARIOS
Los productos que más valor tienen asignado en su inventario son prácticamente mariscos y bebidas, los cuales son también su producto principal.
Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los que mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar más.
Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero también mayor cuidado y atención en cuanto a la calidad que presentan.
Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante hoja de cálculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.
INSUFICIENCIA DEL INVENTARIO
Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente. El negar productos demerita sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio.
El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez más agresiva.
BAJA CALIDAD DE LA MATERIA PRIMA DADA SU CADUCIDAD
Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo de anaquel del producto que está consumiendo: la receta y el sazón de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dará cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto del día y por lo tanto fresco.
ROBO
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de control del inventario.
MERMA
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades.
METODO PEPS
Indudablemente, el acomodo de las mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías, facilitando su conteo y localización inmediata.
El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos al minimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.
METODO PEPS
El acomodo PEPS es bastante simple: aquellos productos que entran en bodega en primer lugar, serán también los primeros en salir de la misma, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del anaquel y los más nuevos se quedarán en la parte posterior.
Con esto aseguramos aún más la frescura de los productos que vendemos.
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