RECIBO DE MERCANCIAS
OBJETIVO
Certificar de que los productos enviados por el proveedor correspondan exactamente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva, despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información y documentaciòn necesaria para su control.
La actividad de recibo se considera de relevante importancia, ya que con ella se da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra.
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie de procesos de
información conducentes al control de las existencias y a su propio tratamiento, facilitando la medición del costo, manejo de inventarios y la cancelación de facturas a los proveedores.
En muchas operaciones se ejercen controles efectivos para la compra y almacén, no prestando atención a la implantación de sistemas de información que constaten que la mercancía tramitada a través de compras sea realmente despachada al restaurante y que a la vez se registre como entradas al almacén o a lo que se ha denominado como ‘’directos”. Lo anterior implica que el área de recibo es considerada como el punto donde se termina el ciclo de compra y empieza el control de la materia prima.
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular la responsabilidad de recibo de mercancías, se fusiona con la de almacén, en el cargo almacenista/recibidor. La línea de autoridad es la de contralor de alimentos y bebidas.
De acuerdo al volumen de operaciones, se podrá separar el área de recibo de mercancías. Se
mantendrá la línea de autoridad, el contralor de alimentos y bebidas.
Para restaurantes pequeños, la línea de autoridad será directamente el gerente.
A pesar de que exista el almacenista/recibidor, la responsabilidad de revisión y aceptación de ciertas mercancías es compartida con el chef, gerente y el contralor de alimentos y bebidas. Esto se presenta ya que el recibidor, aunque tenga experiencia en evaluar la calidad de la mercancía despachada por el proveedor, en ciertas oportunidades necesita ser asesorado. 2
Principios generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los siguientes principios:
• Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando el proveedor debe despachar los pedidos.
Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad y peso.
Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación para aprobar el recibo de la mercancía.
Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo.
Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo de mercancías, además de los conocimientos de la estandarización de productos, para evaluar la calidad de los mismos. Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas u órdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría de alimentos y bebidas o costos. De acuerdo con estos principios, es esencial que para esta actividad, se disponga de:
Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el tratamiento de la mercancía.
Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén o área respectiva.
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos” para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.
Implantación de procesos para generar la información básica para el control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de materia prima
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de cada artículo despachado por el proveedor.
Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 301)
Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
•Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los relacionados en las 4 listas, solicitudes y órdenes de compra.
Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de fraude más comunes son:.......................
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.
Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja. Es común esta práctica en el caso de bultos.
•Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado” al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
Utilizar ‘’rellenos” en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido.
Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es cómplice con el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema de información que controle dichas
situaciones.
Proceso general para el recibo
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente información proveniente de compras:
De la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
De la “lista de carnes” (formato I CC 2 02)
De la “lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
De la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
De la “orden de compra” (formato I CC 3 01)
Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los siguientes pasos:
1. Preparación de recibo.
2. Recibo de Mercancía.
3. Tratamiento post-entrega proveedor.
Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra remitidas por compras según ‘’fecha de entrega”.
De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá colocar la mercancía en el restaurante, estando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor demora la entrega.
En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria, pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la lista), preparará el área de recibo y las 1balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía.
Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además, llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en restaurantes pequeños, ejercer otro tipo de funciones.
En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad, calidad o especificación
diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida si se acepta o no.
En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del producto, notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidad solicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión de compras. En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración de alguno de los empleados del área correspondiente. En el caso del recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo en presencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del área de alimentos y bebidas, que es donde se presenta mayor discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demás productos.
Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía se reduce a cumplir los siguientes aspectos;
1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las especificaciones exigidas.
3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas, solicitudes de compra de
alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios
coinciden con los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección de facturas, dirigido al
proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando los productos ceptados
con el precio pactado.
7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y reservando el original para el restaurante, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto de información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora el ‘’comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), documento básico para el registro contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y suministros.
Al final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de recibo de mercancías”
(formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de alimentos” (formato I RM 2 02), en el “reporte diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte diario recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de inventario que se esté recibiendo. Tratamiento de la información
El tratamiento de información hace referencia a la elaboración del ‘’comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se efectúa el control de la existencia en cuanto a ‘’directos e inventario”.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamente perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de inventario:
• Frutas y verduras
• Lácteos
El tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos, es decir, al ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costo bruto alimentos.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y son almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario a través de la tarjeta de existencia o ‘bin-card” (formato I CA 3 01)
o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como tales, los siguientes grupos de inventario:
Lácteos (2).
• Envasados, enlatados y empacados.
• Granos.
• Licores.
• Vinos.
• Cervezas.
• Gaseosas.
• Cigarrillos.
• Suministro clientes.
• Suministro aseo.
• Suministro impresos.
• Suministro papelería.
Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de suministros necesitan ser
despachados del almacén a producción o al área correspondiente por medio de la ‘’requisición de 10 mercancías” (formato I CA 2 01) o (formato I CA 2 02).
Los grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria”, ‘’pescados y mariscos”, ‘’aves y caza” se tratan como ‘’directos” o ‘’inventario” de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En operaciones muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos”, pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades considerables para el consumo de varios días es necesario el control de inventario de estos productos por medio del ‘’meat tag”, es decir que el tratamiento es de ‘’inventario”.
En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el tratamiento de ‘’directos” e
‘’inventarios” debida a la confusión de perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran como directos para efectos de control, tal es el caso de las carnes. Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos productos como ‘’directos” y otros como ‘’inventario”, como es el caso de los ‘’lácteos”
ya que todos ellos son prácticamente perecederos.
La diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su tratamiento de control. Los Lácteos (1)
son los típicamente perecederos, de consumo inmediato que se tratan como ‘’directos”, mientras que los lácteos (2) deben ser tratados a través de control de inventario y se han considerado como no perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de inventario.
Los artículos que pertenecen a suministro y que son comprados como directos, se llevan al grupo de inventario que se llama ‘’suministros varios”. Estas son compras esporádicas o de emergencia, que van a ser utilizadas casi que de inmediato.
Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de acuerdo a su tipo ‘’perecedero” y ‘’no perecedero” se trata como directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se les ejerza, esto es:
Los grupos de inventario de:
• Carnes y salsamentaria
• Pescados y mariscos
• Aves y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario” a través del ‘’meat-tag” según los criterios de conservación y consumo.
El grupo de inventario de ‘’lácteos” que son tratados como ‘’directos”, se considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los que tienen la facilidad de tratarse como ‘’inventario”, se consideran de tipo ‘’no-perecedero” lácteos (2).
En el siguiente cuadro se define el tratamiento de control para cada grupo de inventario.
TIPO GRUPO DE INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
• Perecederos Carnes y salsamentaria CS Inventario
Pescados y mariscos PM Inventario
Aves y caza AC Inventario
Lácteos (1) L (1) Directo
Frutas y verduras FV Directo
• No Lácteos ( 2) L (2) Inventario
perecederos Enlatados, envasados y EE Inventario
empacados
Licores LIC Inventario
Vinos V Inventario
Cigarrillos CIG Inventario
Gaseosas GS Inventario
Suministros clientes SC Inventario
Suministro aseo SA Inventario
Suministro papelería SP Inventario
Suministro impresos SI Inventario
